第十章：港台及国外秘书工作.pptVIP

港台及国外秘书工作 第一节 港台及国外秘书工作概述 第二节 港台及国外秘书工作的发展趋势 第一节 港台及国外秘书工作概述 一、香港的秘书职业 香港是国际金融中心、自由港和独立关税地区，公司商行林立，任何大小公司的商行都聘有秘书，作为重要而必不可少的辅助人员，社会对秘书的需求量很大，尤其商务秘书为多。香港由于曾经长期处于英国殖民统治之下，秘书工作受英国影响较大。 （一）香港秘书的构成 ?1.香港秘书的两大群体 ?香港社会的秘书大致可以分为两大群体： 一是高层次群体。 他们是上司的直接、重要的助手，其职责为全面辅助上司，如起草文件、传达指令、收集信息、通信联络、管理文件和办公室事务等。其中层次最高、职权最大的是公司秘书和董事会秘书。 公司秘书有的也称为行政主管，是由董事会聘请、与总经理平级的高级管理人员，负责行政、人事、财务等工作。 董事会秘书由董事会或者董事长派出，与总经理保持联络，了解、监督公司业务，负责筹办董事会、股东大会，准备年度报告等重要文件材料，发布公司信息等工作。 担任公司秘书或者董事会秘书者，必须具有五年以上秘书工作经历，并通过英国特许秘书和行政人员工会组织的秘书特许状考试、取得“高级秘书”证书。? 二是一般事务性秘书。 对这类秘书要求较为一般，但是人数众多。 ??? 香港大企业、大公司的高层领导，一般聘用经验丰富的中青年男子为秘书，作为自己的重要助手，而大量一般事务性的秘书工作却聘请年轻女性承担。所以，香港的秘书是女性为主体。??? ??? 老板选择女秘书，着眼于对方接人待物是否落落大方，而并不过分注重年轻貌美。女秘书也力求与上司建立感情，相互信任，达到默契，但是不能过分亲昵，否则会引起公司内外的反感，不利于工作，为风气所不容。 ?? 2.香港女秘书的职级 香港女秘书的等级大休分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书。 ?（1）初级秘书 凡年龄30岁以下，中等文化程度，经过职业训练局的秘书职业训练，打字速度合格，具备一定的商务知识，懂电脑操作与会计知识，能熟练使用英语、普通话或者第三种语言者皆可录用。初级秘书一般从事日常的秘书事务，如接待、接打电话、打字、记录、抄写、统计、传达、文件的收发管理等。 （2）中级秘书 初级秘书工作几年后，表现良好称职，一些人得到晋升成为中级秘书。中级秘书负责办公室管理及行政事务，有权参与董事会会议，有一定的职权。 （3）高级秘书 ?从事秘书工作七八年后的秘书可成为“资深秘书”，通常会参与公司事务的讨论及制定工作，有些人甚至进入董事会参与决策，既是董事，又是公司的大秘书。在对外方面，往往会以公司的发言人的身份代表公司发布信息，并参与公司的运作。高级秘书在香港女秘书群体中所占的比例甚小。 （二）香港秘书的素质 1.香港秘书的基本素质 香港社会对秘书的基本素质要求，可以归纳为： （1）了解自己的职责范围，明白自己应该怎样尽职，并向何处努力； （2）依据上司的丁作目标，制定自己为其服务的秘书工作目标，扑坚持不懈地为达到此目标而努力； （3）洞察上司工作中的需要，主动提供各种辅助性服务，以节省上司的时间和精力； （4）帮助上司工作摆脱琐碎杂务，为上司代劳，以使上司能从容处理其本职工作； （5）经常留心观察，力求发现问题，并能分析后提出解决问题的对策； （6）能对自己的工作质量、效率及时作出如实评价，并取长补短，予以改进，不断提高； （7）具有自信心，善于发挥自己的潜力，去创造性地工作。 2.香港秘书的职业观念 （1）服从上司 香港秘书与上司的关系，是雇员与雇主的关系，雇员必须服从雇主，作为上司直接助手的秘书，更要绝对服从上司，否则就失去了担任秘书的前提。香港秘书界强调，秘书“必须依照所属上司的旨意，去更改秘书业务的内容”，即秘书在工作中必须无条件地服从上司的指令。 （2）忠诚公司??? 香港社会要求秘书必须维护本公司或者本单位的利益，一切以公司利益为重，一切言行要对公司负责，自觉维护公司的权益、声誉和形象。秘书在任何场合都不得贬低公司，更不准泄露公司的机密，对公司要满怀忠诚。 （3）广结良缘 香港的市场经济高度发达，? “和气生财”是社会的信条。上司强调秘书要学会处理好种种人际关系，除了要和上司关系融洽外，也要和同事和睦相处，更重要的是和外界人士搞好关系。所以，秘书要善于交际，善解人意，为公司结交尽可能多的朋友，以利于公司的发展。 （4）重视事务 香港秘书以帮助上司处理事务为主要工作内容，即以办事为主，参谋作用不提倡、不强调，也不明显。如果有，也只是发现上司处理业务中有明显疏忽时予以提醒，或者提些建议、写个备忘录等，而且，不宜过分强调自己的主张。 （三）香港的秘书教育 因为社会对秘书的需求量大，香港的秘书教育和培训也很兴盛。由于香港的秘书主体为处理日常