应用中文编校软件缩短志鉴编纂时间 提高志鉴文稿质量.docVIP

PAGE PAGE 1 应用中文编校软件缩短志鉴编纂时间提高志鉴文稿质量 　　在第二轮续修地方志以及近几年编辑年鉴资料的过程中，我办较多的使用了《编辑助手》、《黑马》等中文编辑和校对软件，收到了缩短编纂时间、提高志鉴文稿质量的双重效果。既提高了工作效率，又减轻了工作负担，是值得继续深入研究与坚持的好做法。 　　2006年初，我区第二轮修志工作进入关键的最后总纂阶段。160万字的初稿已经形成，认真修改、送审、复审、直至定稿出书，还有大量工作要做。而预计2007年底完成编纂任务的要求，时间又很紧迫。为了保质保量地按时完成任务，我们决定购买《黑马》软件，辅助进行志稿的修改工作。所以做出这样的选择，是因为我办在前几年续修县志收集、整理资料过程中，全体编纂人员都学会用计算机打字、编辑稿件，从而大大提高了工作效率，使我办续志工作进度由落后转为先进，尝到了应用计算机的甜头。与此同时，我办聘用的一名编辑，会一些编程技术，他搜集大量容易用错的词输入数据库，专门编了一个校对程序。把各篇章志稿粘贴到里面，由这个程序校对一遍，生成“勘误表”，再逐一进行手工确认修改。修改过程中发现机器没有查出来的新差错，及时追加到差错数据库里，以后机器也可以校对出这些差错了。由于这个校对程序是自己编制的，所以根据需要随时增加新的功能，满足工作需要。以后逐渐把条目筛查、姓名筛查、人名地名排序、索引生成、字典词典等功能追加进去，性能更加完善了。这个程序与《黑马》各有所长，又有互补性，我们总是用两个软件分别校对同一篇文稿，常常是各有所获，这样把差错控制在最低的限度内。我们给这个校对程序命名为《编辑助手》。在志稿修改过程中《黑马》、《编辑助手》成了我们离不开的好助手。 　　人（地）名库与人（地）名索引人名索引是志书、年鉴等资料性书籍必备的内容，而编辑人名索引，在手工操作情况下，是比较费时费力的。有软件的协助，这一工作轻松多了。首先是把文稿中的所有人名输入人名库。输入分三种情况，一是人名比较集中的篇章，可以直接复制其中的若干人名粘贴到人名库中；二是使用《编辑助手》中“人名筛查”功能，逐篇文稿筛查一遍，人名就进入人名库了；三是那些分散的含有冷僻字的人名，在用《编辑助手》校对文档时，选用“自助”方式，这些人名就会出现在“待整理词”列表中，手工确认待整理词表中的人名、地名，点按相应的按钮即加入人名、地名库了。人名库输入完成，其实人名索引也就完成了，以下的工作是以分秒计算的，只需要手工选择“按拼音排序”、“按笔画排序”即可生成人名索引表。 　　人（地）名库还有个作用，就是输入的人名、地名按标准词对待，再出现相似的人名、地名，会报告疑似差错。例如：“张文斌”、“腰堡乡”输入人名、地名库，以后校对文稿时遇到“张文彬”、“张文宾”都会提示是否应为“张文斌”；遇到“腰卜乡”就会提示是否应为“腰堡乡”。同一个人，在不同部门提供的资料中有不同的写法。如闫志学、阎智学，李小峰、李晓峰，郑微微、郑薇薇等等。到底是同一个人，还是几个人，需要核对。地名也存在类似情况，比如张家窝棚、张家窝铺等。软件中“查找相近人（地）名”功能可以快速把这些相似人名、地名筛选出来，分别不同情况，与原始资料核对、到所在单位核对、甚至找到本人核对。这样在志书稿7000多个人名中，合并统一、改正用错的人名200多个、地名几十个，保证了人名、地名的唯一性和正确无误，为后人用志减少了许多麻烦。在以后编纂年鉴过程中，同样改正了许多用错的人名、地名。 　　某处发现差错，全文多处修改用计算机协助改稿，比过去手工改稿方便多了，也省时多了。过去手工改稿，抄过来抄过去、贴贴剪剪、勾勾画画，在这过程中还会产生新的差错。现在用计算机，复制粘贴非常轻松。特别是遇到批量修改的内容，软件更是帮了大忙。我们把整个县志稿编辑成几十个WORD文档，当需要把各篇目中的“七区十二县”都换成“7区12县”时，先用《编辑助手》查一下哪几篇文档中有该词句，再打开各WORD文档用替换功能就很快就完成了。又如：发现某篇目中“五一”没有加引号、使用了“今年”、“去年”、“目前”字样等差错，用《编辑助手》很快锁定哪些篇目中有这些词，进而有的放矢地对各相关篇目进行修改。有些差错本是手工校对出来的，比如应该用“法定代表人”的地方使用了“法人代表”，对于这类差错软件还不能校对。但是可以用软件快速显示出各个文档中含“法人代表”的句子，手工判断哪里需要修改，加快了手工校对的速度。 　　两个校对软件互补在使用软件校对的过程中，我们发现两个软件校对结果并不完全一致，存在少量的差异。经对这些差异之处进行认真核对，发现两个软件都有各自的长处，又都有误报或漏报。例如《黑马》对国家领导人姓名、职务、排序，对政治性错误特别敏感，《编辑助手》次之。《编辑助手》对该用“地”的地方用了“的”之类问题并