合同发放和保管制度.docVIP

PAGE 3 合同发放与保管制度 总 则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。 合同分类 一、xx合同： 解释说明 二、xx合同： 解释说明 合同管理的责任分配 一、合同管理的归口部门为xx部。xx部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：001、002 …… ，表示公司当年某一类合同的序号。 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。 合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。 所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件