高效的 会议 管理.pptVIP

 高效会议Efficient Meeting  第四回 会议组织管理 还有一个小故事！－博士生与本科生 第四回 会议组织管理 故事的哲理：尊重别人 三人行，必有我师，会议应当树立对事不对人的原则，树立相互尊重的氛围。只有从心底里尊重其他的与会者，才能真正听得进别人的见解，才能做到真正的“善会”。不尊重别人的表现包括：  ● 人身攻击，恶语伤人 ● 羞辱、讥讽别人 ● 随意打断别人的发言，等等 第四回 会议组织管理 会议沟通三部曲 会前沟通：交流会议的有关信息，对会议的目标、议程和时间等达成一致，以减少会议中的冲突，提高会议效率。会中沟通：在开会时应该主动听取意见，善于聆听，只有善于听取信息才能成为有洞察力的领导者。在听对方讲话时要专心致志，不要心不在焉；不要心存成见，也不要打断对方讲话；要善解人意，做到心领神会。不仅要会听，还得会说，会表达自己的意见。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。讲话时要力求简明扼要，用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度也要从容不迫。会后沟通：会议结束后，主席要及时与承担任务者沟通，询问需要的支持，并给予鼓励；还要与持不同意见者沟通，肯定他的意见的合理处，及做出决定的原因，鼓励他继续努力，发挥更大的能力。 第四回 会议组织管理 会议成功的七要素 时间 地点 控制 跟进 会议 成果 氛围 准备 第四回 会议组织管理 会议成果 ■ 时刻检讨：我们的会议是否在为我们既定的目标服务 ■ 每一项议题讨论结束，将讨论结果及时整理，形成记录 ■ 会议结束之前，回顾会议议程，看是否主要问题都得到了解决 ■ 如果时间允许，对于“停车场”内停放的内容进行处理 ■ 对于所有执行性的决议，都要明确责任人和完成时间 ■ 如有必要，确定下次会议的大体时间 ■ 会议结束，迅速形成会议纪要，请会议主席批准、下发 ■ 任命一个会议决议的督办人 第四回 会议组织管理 会议成功的七要素 时间 地点 控制 跟进 会议 成果 氛围 准备 第四回 会议组织管理 会后跟进 ■ 尽快下发会议纪要，确认每个与会者已经收到 ■ 对会上确定的任务承担者，询问需要的资源和支持，给予鼓励 ■ 对于会上没有解决的问题，找到原因，组织新的会议寻求解决 ■ 对于会上交给专项小组进行研究的专题，回收研究成果 ■ 总结会议成功或失败的经验、教训，持续改进 ■ 会议事项的督办 ■ 将会议精神迅速传达到当事部门 第二回 会议效率 第三回 会议角色 今日研讨课题  第一回 会议概览 第四回 会议组织与管理 第五回 会议专门技术 第二回 会议效率 第三回 会议角色 今日研讨课题  第一回 会议概览 第四回 会议组织与管理 第五回 会议专门技术 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 除非妥善管理时间，否则无法妥善管理其他任何事情。 —彼得·杜拉克 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 IV 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动 III 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 不 重 要 II 准备工作与预防措施 价值观的澄清 计划 人际关系的建立 增进自己的能力 I 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作 重 要 不急迫 急迫 时间管理矩阵 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 IV III 不 重 要 II I ?压力 ?筋疲力竭 ?危机处理 ?忙于收拾残局 重 要 不急迫 急迫 偏重第I类事件的人 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 IV III ?短视近利 ?缺乏自制力，怪罪他人 ?危机处理 ?轻视目标与计划 不 重 要 II I 重 要 不急迫 急迫 偏重第III类事件的人 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 IV III ?全无责任感 ?依赖他人或社会机构维生 ?危机处理 ?轻视目标与计划 不 重 要 II I 重 要 不急迫 急迫 偏重第III、IV类事件的人 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 IV III 不 重 要