附件3西南大学行政类档案工作规范.docVIP

- PAGE 1 - 附件3 西南大学行政类档案工作规范 为了提高学校行政类档案（以下简称行政档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校与社会服务， 根据《西南大学档案管理办法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等法规制度，结合学校实际情况，特制定本规范。 一、行政档案工作的基本原则 （一）凡是学校在行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属行政档案。 （二）行政档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。 （三）行政档案文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。 （四）行政档案文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、室、系、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收行政档案工作。 （五）学校各部、处、室、系、所要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同院校档案部门认真做好行政档案的收集、整理、归档工作。 二、归档的基本原则 （一）归档的行政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。 （二）归档的行政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。 （三）归档的行政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。 三、归档的主要内容和重点 （一）归档的主要内容 包括行政（党务、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）系统的内容，具体范围见《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》。 （二）归档的重点 以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 （三）不归档的文件材料范围及处理办法 1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料; 2、上级机关发来供工作参考的抄件; 3、上级机关征求意见未定稿的文件; 4、重份文件; 5、无查考利用价值的事务性、临时性文件; 6、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）; 7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料; 8、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信; 9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等; 10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料; 11、为参考目的从各方面收集的文件材料; 12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 以上不归档材料如认为必要，也可由归档单位自行作资料暂存。 四、 立卷程序与方法 （一）形成积累 各立卷部门根据历年文件材料形成规律，收集该年度归档材料。 （二）立卷 1、立卷原则： 文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。 2、立卷程序： 检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。 3、立卷分类： 分年度、分问题、分期限。 4、整理组卷 （1）批复、批示在前，请示、报告在后; （2）正件在前、附件在后; （3）正本在前，定稿在后; （4）转发件在前，被转发件在后; （5）非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后; （6）其它文件材料按时间顺序排列； （7）在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格，要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物； （8）对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从第1开始，无论单面、双面只要有书写、印刷的文字材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的件号章，并逐件填写。按卷方式立卷编页号，按件方式立卷编件号； （9）编写卷内目录和填写备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后，然后装盒； （10）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。 5、归档验收 （1） 移交档案时交接双方必须