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jiaqidu2006@163.com 电子文件管理与归档 陕西省档案局(馆) 杜佳琦 档案信息化建设过程 1.基础设施建设 2.档案信息资源建设 3.标准规范建设 4.应用系统建设 5.人才队伍建设 6.档案信息安全保障体系建设 电子文件的两个事例 摩根斯坦利银行的数据备份 2001年9月11日，美国纽约世界贸易中心大厦在“9.11”事件中倒塌。位于这座大楼中的许多公司因为其所有业务数据被毁，无法继续开展业务，只得申请破产。世界著名的摩根斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用的数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。 国家档案局组织电子文件管理情况调查 2006年国家档案局组织的一项调查表明，中央和国家机关、中央企业已有将近80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共已产生各种类型电子文件2亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。 本次讲座的内容大纲 一、电子文件与电子文件管理概述 （一）电子文件的概念 （二）电子文件的种类 （三）电子文件的管理目标 （四）电子文件的管理标准 二、电子文件的归档与整理 （一）电子文件的归档范围 （二）电子文件的归档方式 一、电子文件与电子文件管理概述 （一）电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 两个基本特征: 1、电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理。通常又叫“数字文件”。 2、电子文件是文件的一种类型。 电子文件构成的三要素是内容、背景、结构。 (国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的《电子文件管理指南》文件的概念 ) 1. 内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息； 2.背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及和文件之间相互关系的信息； 3.结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体等方面的信息； （二）电子文件的种类 根据电子文件的特点，有以下两种划分方法。 1.按电子文件的信息存在形式划分: （1）文本文件（Text，代码为T ） （2）数据文件 （Database，代码为D ） （3）图形文件 （Graphic，代码为G ） （4）图像文件 （Image，代码为I ） （5）影像文件 （Video，代码为V ） （6）声音文件 （Audio，代码为A） （7）程序文件 (Program，代码为P ) （8）“超媒体链结文件” （Hypermedia，代码为O） 2.按电子文件的功能划分可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件 （1）主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定的软硬件环境中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。 （2）支持性文件主要是生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。 （3）辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。 （三）电子文件的管理目标 1.保证电子文件的真实性 是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。 2.保证电子文件的完整性 三个方面的含义一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护；三是与主文件有关的支持性、辅助性、工具性文件及相关参数齐全。 3.保证电子文件的长期可读性 是指文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。 二、电子文件的归档与整理 （一）电子文件的归档范围 确定电子文件归档范围的原则 1.基于电子文件的特性，确定归档范围。 2.基于电子文件的管理特点，确定归档范围。