秘书人员的基本能力要求内容.pptVIP

　　 　　二、出色的人际关系协调艺术 　　协调是指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。其中，人际关系协调是秘书工作的一项重要职能。做好机关内部人际关系协调工作，对促成决策形成，保证决策落实，理顺各种关系，优化整体功能，提高机关效率，具有重要作用。 （一）协调自己与领导关系的艺术 秘书与领导关系是种特殊的上下级关系。领导把有些人际关系的问题转给秘书来处理；还有些人际关系问题，由领导与秘书共同商量，并经领导同意后由秘书处理。领导与秘书的人际关系是互相理解的关系。 1、正确认识角色地位，做到出力而不“越位” 秘书容易出现的“越位”错误，主要表现为： （1）决策地位 （2）表态越位 （3）工作越位 （4）答复问题越位 （5）场合越位 　　2、秘书设立恰当的期望值 　　所谓期望值，就是人们对他人或社会的期望值指数。这里是指秘书对领导的期望。 　　秘书要找到既能基本得以实现，又大体合理、适中的期望值，必须做到如下几点： 　　（1）正确审视自己，是期望值与自我相符。 　　（2）将心比心，多站在领导角度考虑问题。 　　（3）合理控制，减少或降低不合理的期望值。 　　3、秘书加强信息反馈的艺术 　　秘书和领导的基本关系是工作关系。因此，反馈信息主要着眼于工作。首先，要实事求是地反映工作中的成绩和问题，辅助领导总结经验教训，完善措施，改进工作。其次，要抓住主流和共性内容，把群众的意愿、要求和建议及时反映给领导，便于领导调动一切积极因素进行工作。 　　4、秘书处理自己与领导群体关系的艺术 要做到以下几点： 　　（1）在工作上，作为秘书对领导要一视同仁，一样尊重。 　　（2）在组织上，一定要做到下级服从上级。 　　（3）在态度上，无论是主管领导还是非主管领导，要一律平等，一样对待。 　　（4）在汇报和请示工作时，应按权限和程序办事。 　　 5、秘书提升自己在领导心目中地位的艺术 如何实现？ 　　 （1）善举无声 　　 （2）争辩有术 （3）暗示有法 （4）进言有方 进言应注意以下几点： 第一，时间适当 第二，场合适宜 第三，逐步引入 第四，态度谦逊 ？ 　（二）协调领导之间关系的艺术 　　1、正确认识领导者之间的矛盾 　　 分歧和矛盾主要分成以下四类： 　　 （1）认识上的矛盾和分歧 　　 （2）工作方法和领导风格上的矛盾 　　 （3）利益上的矛盾 （4）感情上的矛盾 2、灵活处理领导者之间矛盾的艺术 需要采取的有效方法是： （1）沟通 （2）折中 （3）回避 （4）中立 　　 　　（三）协调与同事之间关系的艺术 　　 秘书与同事之间，既是合作者，又是潜在竞争者。因此，作为客观存在的一种心理反应，在同事的内心世界，必然产生既渴望合作，又警觉竞争的复杂心理。因此，协调与同事之间的关系，对秘书来说更具挑战性，处理好与同事之间的关系，工作更有成就感。 　 　1、处理矛盾的艺术 　　 （1）及时与同事沟通术工作更有成就感。 （2）注意自我反省并激励自己通术 （3）通过“中间人”传话来终止对方的不满 ？ 　　 　　2、增进同时间感情的艺术 　　与同事愉快地相处，是秘书上传下达、沟通协调和重要内容。 　　（1）主动沟通。如果说主动沟通是一种姿态问题，那么善于主动沟通则是艺术问题。 需要特别注意： 第一，要善于选择最佳交谈时机、场合以及内容引起对方兴趣的话题。 第二，交谈时，不论对方态度如何，都要谦虚诚恳，并贯穿交谈的始终。 第三，要讲究语言艺术，尽量选择“商量式、“调剂式”、“安慰式”、“互酬式”语言，并注意分寸。 第四，交谈中，要善于体察对方的心理变化。当对方对某一话题或某句话产生共鸣时，应因势利导，迅速向广度和深度扩展；党对方对某一问题表现冷淡或反感时，应机智地改变话题，谈对方最关