文书学六章文档系统的建立2011课件说课材料.pptVIP

一、特点 简化了整理工作的步骤和内容 适用于计算机和手工两种整理方式 省略了组卷步骤 简化了归档文件的排列 简化了检索项目的填写 简化了装订 二、意义 提高整理工作的效率并节约费用 有利于档案利用工作开展 推动文档一体化进程 减少检索层次，提高检索效率与可靠性 解决了利用与保密需求的矛盾 有利于档案原件保护 便于鉴定工作的开展 三、整理原则 遵循文件的形成规律，在最低一级类目中强调“事由原则” 对不同价值的文件提出不同整理要求 强调“事由原则”等都是为了实现便于保管利用的目的 与组卷基本一致。侧重点有所不同。 整理步骤与要求  文件级整理工作的流程图（6 步骤） 按件，体现为一个条目 事由原则 归档章 档案盒编目 装订 分类 排列 编号 编目 装盒 保管期限、年度、 机构（ 问题） 最低一级 类目 归档文件目录 按件号 整理步骤与要求 前期也必须进行划分归档范围、确定保管期限、文件分类等工作。 “件”的划分 一件，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 一般做法：1、一般每份文件为一件；2、正本与不同稿本；3、正文与附件；4、正文与文件处理单；5、原件与复制件；6、转发文与被转发文；7、来文与复文。 四、整理步骤与要求 用符合档案保护要求的材料将“件”固定和确定下来。 “件”的装订 “件”