秘书办会技能测试及答案.doc

1、某公司准备召开一次重要的临时会议，该公司的总经理让秘书陈红向公司的各主管部门发送此次会议的通知。陈红没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司墙报上帖一张通知就可以了。请指出陈红张贴会议通知的做法存在着什么样的错误，以及可能造成什么后果？ 参考答案： （1）陈红忽视了一个问题，即此次会议虽然是公司内部会议，却是临时召开的重要会议，并非公司例会，因此发送会议通知时，不宜像公司例会那样采取墙报通知的会议通知方式。（5分） （2）陈红的这种做法可能导致那些正在外面工作的一些主管未能及时看到这个通知，造成主管们不能准时到会，甚至缺席。（5分） 2、某公司将于下周在公司内举办一次重要的产品技术研讨会，秘书小丽负责为该公司各主管准备会议所需要的文件资料。由于会议文件资料很多，且会议事务繁忙，因此小丽就仓促地为各位主管准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。 请问小丽准备会议文件资料的做法有什么不妥之处？假如有三个主管在会前回复说将有事不能参加会议，那么你认为秘书小丽需要为这三位主管准备会议文件资料吗？为什么？ 参考答案： （1）秘书小丽在准备会议的文件资料时，应事先整理归类所有的资料，而不应该仓促地为各位主管准备一个文件夹，将所有材料放入文件夹。这样会出现有的主管面对一大堆的资料不知如何找到想看的资料的情况，从而影响会议的进度。（5分） （2）我认为秘书小丽应该为这三位可能不能参加会议的主管准备会议文件资料，避免出现正式开会时这三位主管又突然赶回来，造成会上有的主管因没有资料可看而无法发表意见的情况。（5分） 3、某公司准备召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。秘书小华负责安排接站报到工作，但因为她缺乏一定的经验，致使部分与会人员没能找到接站处，影响了按时报到，因而损害了公司的良好形象。请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。 参考答案： （1）掌握与会人员的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并掌握与会人员的联络方式。（2分） （2）安排足够多的车辆和接站人员，按分工的时间和路线迎接与会人员。（2分） （3）到车站、机场设置接待处。（2分） （4）在报到处的周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。（2分） （5）接待人员将预先准备好的文件袋发给报到的与会人员。（2分） 4、某公司在礼堂召开表彰奖励大会，当会议进行到颁奖程序时，没有同时播放音乐。秘书小张马上示意音响师播放音乐，音响师情急出错，竟播出一曲情意绵绵的情歌“月亮代表我的心”，搞得会场哄堂大笑。会后，总经理把小张批评了一顿，并决定扣发当月的奖金。小张气愤地去找音响师算账，结果音响师根本不买账，说他根本不知道会议有什么议程。 请你指出小张的错误出在什么地方，并提出改正建议。 参考答案： （1）小张所犯的错误是没有事先与音响师沟通，导致音响师对会议进程不了解，所以当会议进行颁奖程序时，没有安排好播放音乐工作，致使音响师情急出错，闹出笑话。（4分） （2）小张应尽量使与会人员把握会议的议题，明确各自的分工，并设计固定的议程模式，让每个与会人员了解自己在会议中的角色。（3分） （3）此外，小张还应该将议程提前通知与会人员，使与会人员及早了解议程安排，并在会议进行时遵守议程。 5、某公司邀请全国的客户到昆明参加该公司新开发的产品洽谈会。秘书王欣负责安排与会人员的返程工作，王欣想先解决容易预定的近地与会人员的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预定，而且她认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧票就行了。结果，部分客户因不能及时拿到返程的车票、机票，而对该公司十分不满，使得洽谈会的工作效果大打折扣。 （1）请找出并纠正王欣在安排与会人员返程工作中的失误。 （2）假如你是王欣，你将如何安排与会人员的返程工作？ 参考答案： （1）案例中王欣所犯的错误是在为与会人员预定返程票时，先解决容易预定的近地与会人员的车票，而后解决北京等远地难以解决的车票，而且认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧票就行了。对王欣所犯的错误应进行如下纠正：在为与会人员预定返程票时，应先对北京等地难以解决的车票预定进行安排，而后再安排容易预定的近地与会人员的车票，并且应事先和与会人员进行商量，了解与会人员对时间及交通工具的要求。（6分） （2）我将提早做好与会人员车票、船票、飞机票的登记预售工作和帮助与会人员提前做好返程准备工作。（4分） 6、公司将于7月5日上午9点召开销售工作会议，主要内容是上半年工作总结；部署下半年销售任务；销售部人员的调整；销售部介绍上半年销售工作经验；宣读公司销售人员的招聘方案。请你为本次会议设计一份会议议程表，并用文字说明会议议程表的设计方法。 参考答案： （1）xx公司销售工作会议议程表（6分） 会议