浅谈员工基础信息管理.docVIP

PAGE PAGE 1 浅谈员工基础信息管理 　　摘要：员工基础信息是企业掌握的一项重要资源。做好员工基础信息管理能有效推动企业管理效能提升。本文将从员工基础信息管理可以为企业提供什么服务、如何提供服务及如何保障服务基础等方面进行阐述和建议。 　　关键词：员工基础信息管理 　　一、绪论 　　随着人力资源管理理论和信息技术的飞速发展，企业人力资源管理职能已从最初的偏行政事务性管理，上升到与企业经营发展密切相关的战略人力资源管理高度。然而，无论地位如何变化，人力资源信息始终是人力资源管理各项职能发挥作用之不可或缺的重要基础。在当前研究中，已有大量学者对宏观、整合的人力资源信息管理提出了不少有建设性的看法，关于“e-HR”的文章不计其数。本文作者则拟从细处而谈，结合自身工作，选取“e-HR”管理领域的一个切入点——“员工基础信息管理”，针对性地阐述该项工作可以为人力资源管理效能的提升带来哪些作用、以及如何发挥这些作用。 　　二、本文概念定义： 　　1、员工基础信息： 　　信息是事物现象及其属性标识的集合。本文所谈及的“员工基础信息”主要是指企业人力资源部门所收集和掌握的、与员工个体密切相关的基础现象及其属性标识。例如，员工的姓名、性别、年龄、教育背景等。 　　2、员工基础信息管理： 　　本文所指的“员工基础信息管理”，是指借助现代信息技术，对员工基础信息进行的收集、审核、整理、统计、应用等。其中，对于所管理内容的模块，作者认为最基本应该包括： 　　个人基础信息子集（描述员工个人的人口统计学情况，如年龄、性别、籍贯等）； 　　学历信息子集（描述员工所受的学历教育及在职培训情况）； 　　简历信息子集（描述员工在入公司以前的履历及入公司以后的轮岗情况）； 　　技能信息子集（描述员工所掌握的各项技能、职称、能力的情况）； 　　家庭成员信息子集（描述员工主要家庭成员的基本情况）。 　　三、员工基础信息管理如何为提升企业管理效能服务： 　　1、可以提供什么服务： 　　根据作者的总结，做好员工基础信息管理，至少可以在以下三方面为提升企业管理效能服务： 　　（1）统计分析，把握企业人力资源队伍现状，为重大决策做支撑； 　　通过实时监控和统计企业全体员工的基础信息情况（如在岗人员与离职人员的年龄、性别、学历、能力等），可帮助企业高层管理者和人力资源管理部门掌握企业人力资源队伍的现状及流失情况，继而为企业制定招聘政策、设计培训体系等决策提供参考。此外，还可特别针对某部门或某岗位人员等开展专题基本情况分析，继而在企业实施组织架构或经营策略调整时预先做好相应人员的疏散或沟通，推动企业平稳、和谐地开展各项改革工作。 　　（2）筛选调配，充分挖掘内部人才市场供给，为知人善任做参考； 　　企业人才的供给有内、外两种渠道。外部劳动力市场虽然容量大，但因为不了解、竞争大，所以未见得能在企业迫切需要某项人才时发挥作用。相反，内部劳动力市场，即企业现有的员工队伍，虽然数量有限，但双方的了解和互信基础好，倘若企业能够建立良好的内部人才选拔机制，那么不仅能在出现人才缺口时迅速一解燃眉之急，又可以在员工队伍中形成“有盼头”的向上凝聚力。而良好的员工基础信息管理，正是建立内部人才选拔机制的基础。只有拥有准确、全面的员工基础信息，才能方便管理者快速按需筛选，提高知人善任的工作效率。 　　（3）总结记录，增强员工参与感与成就感，为推动员工发展做动力； 　　员工基础信息管理，记载的虽是个体员工的基础信息，但却能对整个企业的内部管理提供参考。对于员工而言，他们可在这个信息管理的过程中看到通过自身每一项行动而为本人履历带来的丰富和发展，例如报读在职教育课程、申请不同岗位轮岗、提升某方面能力等，借此过程增强他们的参与感与成就感。而建立在完善的员工信息管理基础之上的决策参考或选拔任用等，又将对员工的参与和成就进行回报，从而反过来又促进员工不断寻求自身的发展提升，形成一个有利于企业的良好循环。 　　2、如何提供这些服务： 　　既然做好员工基础信息管理可以为企业的管理效能提升服务，那么如何才能做好该项工作呢？作者有以下两方面的建议： 　　（1）充分重视关键字段的提炼和维护： 　　为了获得丰富的员工基础信息以便提供多方面的参考，企业可能会建立庞大的员工基础信息数据库，但是信息的特性之一就是变动，即可能处于不断的更新或补充状态。企业必须考虑维护信息数据库的成本和实际应用的价值。对此，笔者建议，必须结合自身管理需要，在庞大的基础信息数据库中总结提炼出本企业最为关注的关键字段，然后确保这些字段的信息维护及时、准确。笔者本人在一家大型央企从事员工基础信息管理，总结出以下一些在统计决策、选拔任用等方面较多引用的关键字段： 　　学历信息：学历教育的院校、专业、学习形式；在职培训的培训机构、课程。