数据的传递与共享.pptVIP

第10章 数据的传递与共享 主要内容 数据的导出 数据的导入 将Access数据转换成Word邮件合并数据源 10.1 数据的导出 数据的导出就是将Access中的数据库对象导出到另一数据库，或导出到Microsoft Excel，或导出到Microsoft Word中的操作。数据的导出使得Access中的数据可以传递到其他系统软件环境中，从而达到数据交流的目的。 数据库对象导出到另一数据库中，在功能上与复制和粘贴相同；数据库对象导出到Microsoft Excel中，就是将数据库对象转换成Microsoft Excel数据格式，使Access中的信息在Microsoft Excel中使用；数据库对象导出到Microsoft Word中，就是将数据库对象转换成Microsoft Word文本格式。 1.将数据库对象导出到另一数据库中 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要“导出”的数据库对象，再打开“文件”菜单，选择“导出”选项； （3） 在“将……导出为……”窗口，选择存放导出对象的数据库，再按“保存”按钮； （4） 在“导出”窗口，输入导出后的文件名，按“确定”按钮，结束数据库对象导出的操作。 2.将数据库对象导出到Excel中 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要“导出”的数据库对象并打开； （3） 在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“Office链接”选项，再选择“用Excel分析”，将自动产生并运行一个与源数据库对象同名的Excel文件。 或打开“文件”菜单，选择“导出”选项，并定义“导出”后文件存放的文件夹，以及保存文件类型为Microsoft Excel，将会自动产生一个与源数据库对象同名的Excel文件。 3.将数据库对象导出到Word中 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要“导出”的数据库对象并打开； （3） 在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“Office链接”选项，再选择“用Word发布”，将自动产生并运行一个与源数据库对象同名的Word文件。 或打开“文件”菜单，选择“导出”选项，并定义“导出”后文件存放的文件夹，以及保存文件类型为Microsoft Word，将会自动产生一个与源数据库对象同名的Word文件。 4.将数据导出到数据文件中 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要“导出”的数据库对象并打开； （3） 在“数据库”窗口，打开“文件”菜单，选择“导出”选项； （4） 在“将……导出为……”窗口，选择文件的“保存位置”，再定义“文件名”，确定“保存类型”，按“全部保存”按钮，结束数据库对象的导出操作。 10.2 数据的导入 1.导入Access数据库对象 操作步骤如下： （1） 打开要导入数据的数据库； （2） 在“数据库”窗口，打开“文件”菜单，选择“获取外部数据”选项，再选择“导入”选项； （3） 在“导入”窗口，选择提供导入数据的数据库名，再按“导入”按钮； （4） 进入“导入对象”窗口，选择要导入对象，再按“确定”按钮，结束数据库对象导入的操作。 2.向Access数据库导入Excel数据 操作步骤如下： （1） 打开要导入数据的数据库； （2） 在“数据库”窗口，打开“文件”菜单，选择“获取外部数据”选项，再选择“导入”选项； （3） 在“导入”窗口，选择导入数据的Microsoft Excel文件名，再按“导入”按钮； （4） 在“导入数据表向导”窗口，可按“导入数据表向导”的指引，完成Excel数据的导入。 10.3 将Access数据转换成Word邮件合并数据源 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表或查询； （2） 在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“Office链接”选项，再选择“用Word合并”； （3） 在“Microsoft Word邮件合并向导”窗口，选择“将数据链接到现有的Microsoft Word文档”中，或选择“创建新文档并将数据与其链接”； （4） 在“Microsoft Word”窗口，通过工具栏中的“插入合并域”按钮，确定链接数据的字段名； （5） 在“Microsoft Word”窗口，打开“工具”菜单，选择“邮件合并”选项； （6） 在“邮件合并帮助器”窗口，按“合并”按钮； （7） 在“合并”窗口，选择“新建文档”，再按“合并”按钮，生成一个新Microsoft Word文档； （8） 保存新建的Microsoft Word文档。 * * *