公司常用公文写作知识.ppt

* 标题一般表明发文单位 正文是公文的核心部分，一般包括开头、主项、结尾三个部分。 * * * 用简练明白的语言或把事物的形状、性质、特征、关系、构成、功能等，或把人物的一般情况，或把事理的概念、规律、定理、模式等，介绍清楚，表达明白。 * * 通知是要求受文单位了解、协助、执行和办理的知照性公文，使用频率最高，使用范围广泛，可分为： 1、转发性通知 （用于批转下级机关的公文，转发上级机关以及不相隶属机关的公文） 2、指示性通知（之类通知是上级机关传达要求下级机关办理，以及有关单位需要一并周知，或者共同执行的事项，具有指示性和指挥性） 3、知照性通知（侧重于将需要关照的事项告知下级或平级机关，常见于发布规章、机构设置与变更、人事任免与聘用等 ） * * * 标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***关于********的请示》；另一种是事由和文种构成，如《关于*******的请示》?  * 1．?开头：主要交代请示的理由。? 2．?主题：主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。? 3．?结语： * 所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。? * 四、向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。? * * 用途：不相隶属机关之间商谈公务、接洽工作、询问事情、征求意见、答复问题、请求帮助及通报情况、催办事务等。 * “现将有关问题复函如下”是常用于复函的开头和主项两个部分之间的过渡性语句。 * 发函应把函请事项与要求表述清楚，使对方明白需要了解或必须作复的问题； 复函则要有针对性，针对来函所提事项或问题，给予明确的答复，不能不置可否或答非所问。 * 1、有了明确的主题，取舍材料才有标准，起笔、过渡、高潮、结尾才有依据。 2、按照主题思想的要求，去掂量材料、选取材料；把最能反映事物本质的、具有典型意义的和最有吸引力的材料写进去。 3、写人物通讯固然要写人，就是写事件通讯、概貌通讯、工作通讯，也不能忘记写人。当然，写人离不开写事。离开事例、细节、情节去写人，势必写得空空洞洞； 4、写作方法要灵活多样，除叙述外，可以描写、议论，也可以穿插人物对话、自叙和作者的体会、感受，既可以用第三人称的报道形式，也可以写成第一人称的访问记、印象记或书信体、日记体等。通讯所报道的新闻事实，可以从各个不同的角度去观察，去反映，诸如正面、反面、侧面、鸟瞰、平视、仰望、远眺、近看、俯首、细察……角度不同，印象各异。若能精心选取最佳角度去写，往往能使稿件陡然增添新意，写得别具一格，引人入胜。 * 会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实地进行传达组织开展工作的依据。同时会议纪要是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。 * 首部： 主要是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。? 前言： 首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。?然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。 * 一、?标题： 一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种； 二是发文机关和文种（以上两项，多用于政府机关）； 有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。?  * * 随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，我公司内部对电子邮件的使用相当普遍。 * 电子公文的内容需增加 * * 双标题是同时使用上述两种标题，一般正题用文章式标题；副题采用公文式标题，补充说明单位、时限、内容等。 * 基本情况：它是工作总结的引言，便于把下面的内容引出来，只要很短的一段文字就行了。 工作回顾：在写工作回顾的过程中，还要有意识地照应到下一部分的经验教训，使之顺理成章地引出来，不至于造成前后不一的感觉。 * 经验教训：一定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。使总结出来的经验和教训，有论点，有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益。 * 3、报告 下级向上级