ITD第九次Office软件系列培训——Microsoft Office 2007 使用技巧.pptVIP

* * * 自定义Excel 2007 保存格式 用户保存Excel 文件通常是单击“Office”按钮，选择“保存”命令；或选择“Office”菜单中的“另存为”命令，选择不同的保存类型；或按【Ctrl+S】组合键保存文件。具体步骤如下： 通过如下步骤还可以自定义Excel 2007 的保存功能。 ⑴ 单击“Office”按钮，在弹出的界面再单击“Excel 选项”按钮。 ⑵在“Excel 选项”对话框中选择“保存”选项，在“保存工作簿”选项区的“将文件保存为此格式”选项中选择“Excel 97-2003 工作簿”，单击“确定”按钮， 保护Excel 文件 通过如下步骤来实现对Excel 文件的保护。 ⑴ 打开需要保护的Excel 文件，单击“Office”按钮，选择“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中选择保存路径并输入文件名，单击对话框左下角的“工具”按钮，在弹出的菜单中选择“常规选项”命令。 保护Excel 文件 ⑵ 在弹出的“常规选项”对话框中设置“文件共享”区域的“打开权限密码”和“修改权限密码”。 ⑶ 设置完成后，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，在文本框中输入打开权限密码，单击“确定”按钮。 ⑷ 弹出“确认密码”对话框确认修改权限密码，在文本框中输入修改权限密码，单击“确定”按钮。 保护工作表 用户为防止别人无意或有意更改、移动或删除自己的重要数据，需要采取一些方法来保护工作表，使用密码保护是最好的方法。具体步骤如下： ⑴ 选择要保护的工作表。 ⑵ 选择“审阅保护工作表”命令，弹出“保护工作表”对话框。在“取消工作表保护时使用的密码”的文本框中为工作表键入密码，在“允许此工作簿的所有用户进行”列表中勾选适当的操作，单击“确定”按钮，完成设置。 保护工作表 ⑵ 在弹出的“确认密码”对话框中，重新输入密码，单击“确定”按钮即可。 使用打开并修复工作簿 一般情况下，受损的工作簿可以修复，具体操作步骤： ⑴ 从“开始”菜单选择“所有程序Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel 2007”命令。打开Excel 2007 程序。 ⑵ 单击“Office”按钮，选择“打开”选项，在弹出的“打开”对话框中，选择要修复的文件并单击右下角的“打开”按钮，并在弹出的菜单中选择“打开并修复”命令。 使用打开并修复工作簿 ⑶ 选择完成后，弹出如下图所示的对话框，单击“修复”按钮，即可打开经过修复后的Excel 文件。 应对莫名其妙的大文件 有时，在使用Excel 的过程中，由于某些操作，导致存储后的文件很大，但是工作表中的内容并不多，具体步骤如下： ⑴从下图中可以看出文件有34MB 大，可是其中的内容却并不是很多。打开文件，可以从滚动条中看出数据似乎十分多。 应对莫名其妙的大文件 ⑵现在把滚动条的滑块拖动到最底端，可以看出有很大一部分都是空单元格。 ⑶滚动条的滑块拖到底之后，整个屏幕一条数据都没有，而实际数据的位置却在第280 行就结束 了 ⑷而在这时，滚动条滑块的位置还十分靠前。 应对莫名其妙的大文件 ⑸在此可以得出一个结论：Excel 把那些空的单元格也存储在了文件中，这就是导致Excel 文件变大的原因。当然，补救的方法非常简单，选中这些被存储的空单元格，然后选择“开始”选项卡中的“全部清除”命令。 ⑹经过清除后的文件，存储后就变得正常了。 切换工作表 用户在工作中有时会同时用到几个工作表，查看起来特别的麻烦，通常切换工作表的方法是把光标变得很小来显示很多长的工作表，可有时这样做还是不够，仍然找不到需要的工作表，本技巧就是介绍如何快速地切换工作表。具体步骤如下： ⑴ 单击工作表标签左边一栏的四个箭头，然后指定到自己需要的工作表的标签处。 如果这样还是找不到自己想要的工作表的标签，那就用下面的方法。 ⑵ 右击滚动箭头，会出现“工作表的标签列表”菜单，直接选择菜单中需要的工作表即可。 更改工作表数量 在Excel 的默认情况下，一个工作簿包含3 个工作表，分别是Sheet1，Sheet2 和Sheet3，这通常无法满足用户的需要，下面具体介绍操作步骤。具体步骤如下： 设置工作簿默认数据表数量与在工作簿中插入数据表的方法不相同，在每次创建新的工作表以后都会直接包含所设置工作表的数量。具体步骤如下： ⑴ 启动Excel 2007 后，单击“Office”按钮，在弹出的菜单中单击“Excel 选项”按钮。 ⑵ 此时弹出“Excel 选项”对话框，如下图所示，选择“常用”选项，根据需要设置“包含工作表数”，单击“确定”按钮。 ⑶ 在创建新的工作簿以后，工作簿会自动包含所设个数的工作表。 同时显示多个工作表 用户在编辑工作簿的过程中，有时需要查看或引用多个工作表中的数据。为此必须在各个窗口间来回