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外贸部工作流程 PAGE PAGE 7 第 PAGE 7 页 共 NUMPAGES 11 页 6/2/2007 交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个环节中我们应该做到： 1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息, 处于供应链中的位置, 年采购能力, 销售区域等; 以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。 2）以统一的格式对外报价（见附件）。所有的报价单由各区业务员整理，经区域及部门经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。 3）做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的，在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。 4）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。 5）形式发票编号规则： （1）自营部分：公司代码（ZT）+年份的后两位数+ - +公司自营部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：ZT08-083HBG1104，其中ZT代表浙江中台工具有限公司，08代表2008年，083代表自营部分第83票订单，客户代码为HBG，11代表11月份订购的，04代表HBG今年订购的第四票订单。 （2）代理部分：代理公司代码（HW）+年份的后两位数+ - +公司代理部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：HW08-049MUR0906，其中HW代表台州海外责任有限公司（如有客户指定的代理公司则编指定，08代表2008年，049代表代理部分第49票订单，客户代码为MUR，09代表9月份订购的，06代表MUR今年订购的第六票订单。 业务审核： 业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或特殊合同评审表（见附件）。 对信息订单记录或评审表上的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。 合同审批需附上客人的订单的COPY件及客人对产品的详细要求。 对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核，并在《合同评审一览表》台帐中给予记录。由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。 常规产品交货期：30~45天，如采用信用证的交货期延长至60天； 特殊产品或不常规或不经常做的产品的交期：60天。 如订单金额较大；有佣金或折扣等条款的，要经总经理批准后执行。 评审时间要求：常规合同，自接到合同起24小时内审核完毕。特殊合同，填写《特殊合同评审》记录，交由相关部门进行评审，期限为三天。 对已评审的合同，由业务员在合同上签字并盖上浙江中台工具有限公司合同章，以传真或E-mail的形式发给客户以示确认。对于客户要求以正本确认的合同，评审人员必须将正本合同寄给客户。并在《快件发送记录》中予以记录。 明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确，在确定了具体船期并满足下列情况方可下达生产任务通知单。 1）L/C：通常在交货期之前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存在错误，交货期是否接受，是否存在软条款，是否有特殊要求及其它问题，如有疑问，业务员应立即和客人联络，需要改证的请客人立即改证； 填写信用证审核记录表。 2）T/T：采用30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收到。记录收款金额、时间及责任人。 3）D/P，D/A或后T/T：采用此种方式的客户，必须由部门负责人或总经理同意并签字确认。 业务交接：业务员将销售订单及信息订单记录或产品要求评审表在客人确认以后交给跟单员。填写《合同交接情况一览表》记录。双方人员签字确认。同时将销售订单各COPY一份给单证、内务（作销售统计）、财务。 下生产任务通知单：制单员将按照已评审的合同编制《生产任务通知单》。将编制好的《生产任务通知单》交由相关业务员及部门经理审核及复核。将已复核完毕的《生产任务通知单》打印，交至计划部门审核。填写《生产任务通知单交接情况一览表》记录。双方人员签字确认。 计划部审批：计划部按照要求对生产任务通知单进行审核。期限为自接到《生产任务通知单》起8小时内审核完毕，将准确的生产日期填写在《生产任务通知单》上，并返回至销售部。 返回销售部：制单员接到计划部返回的《生产任务通知单》后，检查《生产任务通知单》上的各项要求是否可以满足，并将相应的结果通知各业务员。 A、按期完成生产的，由制单员填写《合同执行情况一览表》，由业务员和制单员共同对生产部生产进度进行监督； B、不能按期生产的，制单员填写《生产任务通知单变更》记录，交给业务员，业务员接到通知后与相关方进