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邮件书写规范与常识邮件书写规范与常识 行政人事/业务中心 学习收益 了解邮件书写礼仪在商务往来中的重要性 掌握邮件结构掌握邮件结构及书书写规范规范 ，养成良好的养成良好的职业业习惯惯 掌握邮件书写的常识与礼仪，体现更高的职业化程度 目录 写在前面 需要使用邮件的情况 邮件的书写规范邮件的书写规范 关于主题 称呼与问候称呼与问候 正文 附件 结尾签名 完整邮件范例 邮件常识邮件常识 关于发送、抄送、密送、群发邮件 关于回复、转发 邮件的优先级、已读回执、自动回复 向上级汇报的注意事项 正确使用标点符号正确使用标点符号、时间时间、日期格式日期格式 总结 写在前面 邮件是商务职场中重要的沟通方式，邮件书写的专 业化程度业化程度 ，不仅体现了个人的为人处世态度不仅体现了个人的为人处世态度 ，同时也代同时也代 表着公司的品牌形象。 特别是与我们初次邮件往来的人特别是与我们初次邮件往来的人 ，如客户如客户 ，这是他这是他 们判断我们的唯一方法，通过专业的邮件沟通，可以传 达出达出一个专业的形象个专业的形象。 在商务交往中要尊重一个人，首先要懂得替他节省时间，把有价值的信息通过 电子邮件提供给需要的人电子邮件提供给需要的人 ；； 作为发信人在写每封邮件的时候，要站在对方立场考虑，要想到收信人会怎样 看这封邮件看这封邮件 ； 为促进更高效的沟通，学会使用电子邮件礼仪具有重要的意义。 需要使用邮件的情况 正式工作报告 部门之间事务往来部门之间事务往来 正式通知 知识、信息的推荐与传递 没有见面交流条件的情况下，例如与外部客户的沟通 难以简单用口头说明清楚的事项 邮件书写规范邮件书写规范 邮件书写规范 电子邮件结构 1 2 3 4 5 关于主题 这些主题恰当吗？ 无主题 含义不清 主题冗长主题冗长 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这 样可以样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。。 关于主题 邮件主题的注意事项 明确主题，不要空白主题，这样比较失礼； 标题要简短有意义，不宜冗长； 如：“销售例会会议记 标题要能真正反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题， 例如“王先生收”、“请查收”； 一封信尽可能只针对封信尽可能只针对一个主题个主题 ，便于日后查找整理便于日后查找整理 ； 注意不要随便使用“紧急”之类的字眼； 回复对方的邮件时回复对方的邮件时 ，可以根据回复内容需要更改标题可以根据回复内容需要更改标题 ，切忌出现切忌出现 “回回 复：回复：回复……”这样一连串的标题。 称呼 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 举例：Tom Hanks Dear Mr.Hanks——用于初次发邮件用于初次发邮件 Dear Tom,Hi Tom,Hi,Tom——用于彼此很熟悉以后 举例：王刚 如果清楚对方的职务，可按职务尊称对方，如“王经理”； 如果不清楚对方的职务，可按通常的“王先生”称呼。 在多个收件人的情况下，可以称呼各位，各位领导、各位同事、Dear All. 邮件的开头要称呼收件人邮件的开头要称呼收件人 ，，这样既显得礼貌这样既显得礼貌 ，，也明确提醒收件人也明确提醒收件人 ，，此邮件是面此邮件是面 向他的