会议准备管理流程和工作标准.doc

会议准备管理流程与工作标准 （一） 会议准备管理流程图 （二） 会议准备管理工作标准 阶段 节点 工作执行标准 执行工具 拟订月度会议计划 1 （1）行政管理部根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定月度会议计划 （2）月度会议计划应包括当月会议列表、主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等 会议计划调整申请表 临时会议申请表 月度会议计划 编制会议实施方案 2 （1）根据会议内容及权限条件，大致确定与会人员，估计人员数量 （2）根据年度会议计划、本次会议主题、与会人员数量等，确定会议时间与会议地点 （3）根据会议主题，与会责任部门、会议主持人等确定会议议程 会议实施方案 会议议程安排表 会议预算表 会议管理制度 3 （1）根据会议议程、时间地点安排、与会人员数量、需准备资料物品等，编制会议预算 （2）会议预算符合年度总体的会议预算要求，并尽量明晰化 4 （1）根据已确定的会议名称与主题、主持人、与会人员、时间地点、议程、预算等，编制会议实施方案 （2）会议实施方案须经主管领导审核，并根据领导的指示与意见进行修改完善 会议通知 5 （1）行政管理部应尽早进行会议通知。会议通知的方式包括电话、电子邮件、邮寄信函、内部网站、张贴宣传栏等，行政管理部可以根据会议的性质选择其中一种或多种通知方式 （2）通知内容包括会议地点、时间、与会人员、会议主题及议程等，通知中还应提示与会人员尽早给予准确答复 会议通知单 文件编制规范 会场准备及安排 6 （1）会场布置主要包括会场时间安排、会议座位安排以及会议设备调配等 （2）会场空间安排应便于与会人员进出和流动，使整个会场格局紧凑和谐 （3）会议座位安排应考虑会议的目的，如单向沟通会议、双方沟通会议、多方沟通会议三者的座位安排应有所不同 会议用品列表 会议过程所需文件 会场管理工作流程 会议记录模板 7 （1）会议过程所需用品、文件资料应提前准备 （2）准备工作要细致周到，做好登记，以便统一管理 8 （1）会议记录工作制定专人负责，并明确会议记录要求 （2）会场服务包括引导入座、分发文件、内外联系、传递信息、维护会场秩序、处理会中临时事项等，上述工作需提前做好安排 准备工作检查与完善 9 （1）会议准备工作就绪之后，行政人事总监及行政管理部进行会前检查审核，以防出现重大工作疏漏 （2）检查内容包括会场布置、会议议程安排及准备等 （3）大中型会议筹备过程中要进行多次检查 会议准备工作报告 会议准备工作检查表 会议准备工作改进意见  （三） 流程关键事项与考核说明 所属节点 关键事项 考核指标与目标值 4 编制会议实施方案 会议实施方案编制及时率，目标值为100% 会议实施方案编制规范性，目标为各项内容完整、无重大错漏 5 会议通知 会议通知及时率，目标值为100% 会议通知准确度，通知内容准确，无缺漏 6 会场布置 会场座位安排合理性，座位安排符合会议性质和沟通模式特点 与会人员对会场布置的满意度，目标值为___分 7 会议资料准备 会议资料准备完整度，会议所需各类资料准备齐全、无缺漏 会议资料准备及时率，目标值为100% 9 会议准备工作检查 会议准备工作检查及时性，在规定的时限内完成会议准备工作的检查，工作指示明确，改善意见合理可行 会议准备工作检查实效性，会议准备工作无疏漏，会议顺利进行