培训会议主持技巧.pptxVIP

管理-表述技巧培训目标如何有效地操作会议会议操作在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序呢？ 会前安排 会议召开 会后程序会议操作 有效操作会议是一项挑战，你必须经常把自己的、下属的以及公司的目标结合在一起，耐心十足的做计划。 从以下陈述中选出在操作会议过程中运用表述技巧所能获得的价值。 A. 你能处理会议过程中所发生的冲突。 B. 你能确定每个人都参与了会议。 C. 你能避免会议中的冲突。 会议操作正确答案：AB实际上，如果能合理操作，会议就会更有效。所有的与会者都应该参与其中来获取需要的信息。会前准备 成功的会议需要一个明确的方向。作会前准备，需要积极并仔细耐心的思考。如果你都不知道你要去哪儿那你就要当心了，因为你不可能到达那儿了。—Yogi Berra会前准备I.会议准备 安排会议相关的后勤工作 制订一份会议议程 通知与会者会议详情案例比尔负责公司每月销售会议的后勤工作。为了让会议举办成功，他拟了一张准备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要工作，右栏中列出了需再一次确认的事项。主要工作确认事项选择会议场地和时间确认与会者的最佳时间预定并检查会议室确认会议室的大小合适确认主持人所要求的设备再一次检查媒体设施准备提神的茶点通知酒店提供茶点的种类与时间制订会议室与桌型的最后安排计划检查桌椅摆放，是否需要桌子或只需要椅子？指定人员协助如有必要，指定人员设置并操作媒体设施会前准备II. 制订会议议程 会议目的概述 场地 开始与结束的时间 主持人与会议主题的清单 每个主题的时间构造 下次会议的日期与具体时间会前准备III. 通知与会者 通知的方式由组织的大小决定 给每个与会者足够的时间调整自己的时间表并做必要的安排 用传真或e-mail的方式提前通知（包括常规邮件与提醒e-mail） 确认出席人数案例（二）Joan被任命做一个销售会议的议程，但她以前从来都没有做过。会议两周前，她开始e-mail给与会者通知会议的时间与地点；随后，又发了一张包括所有议题的清单。马上，类似“我们应该获知更多的情况”“谁将主讲这些议题？”的反馈分涌而至。无奈， Joan只能和她的上司一起重新做这次会议计划。现在，请回答以下的几个问题：案例（二）以下说法是对还是错？尽管该销售会议被重新计划， Joan仍正确的使用了会前准备技巧起草了一个成功的会议。 对 错实际上， Joan应该将通知再提前一点，并制订一个详细、有效且专业的议程。案例（二）虽然Joan在制订会议计划上不太明白，但是她依靠经验行事。Joan应使用以下哪些方法来制订成功会议的计划呢？请选择。下次这种情况应请一个制订会议计划的专业人士来协 助处理。制订一个包括时间结构，议题和主讲人名单的议程。至少提前一个月通知与会者。认为常规的邮件和e-mail 是通知与会者的最好方法。如果Joan提前通知与会者并制订了议程，她的会前准备就成功了。会前准备好的开始是成功的一半！会议召开怎样的会议就算成功？大纲中列出的事情都做了与会者十分满意自己会上 的表现 所以，在每一次会议中，你都应该:围绕其大纲与目标鼓励参与会末总结 围绕大纲与目标 维持会议进程并将每个议题控制在短时间以内。 在议程中设置每个议题的时间范围。 会议目标应贯穿始终。 安排人员缓和会议气氛； 安排人员做会议记录并提醒时间。鼓励参与参与是任何会议成功的要素。以下是Mack和Sara关于会议中与会者问题的讨论。案例M - Mack；S：SaraM：你知道吗，我认为这次会议开展得不错，除了坐在后面 的那两个销售部的女人。S：我明白你的意思。她们不仅迟到了，还一直在聊天。会议 好象与她们无关。M：别这么说。看起来她们只是在消磨时间。得有个办法让 她们改正才行。S：我不知道。她们看来很不合作。案例M–Mack；S–SaraM：啊，我有个主意。我向来坚信“分而治之”，不妨一试。 把她们分开去参与。S：把她们分开去参与？她们心思好象都没在这上面。M：她们会惊讶并把它作为为一项挑战。让我们来个出其不 意。 我们可以组织一些临时团队。我想我们应该先把她 俩 分开，让她们各自成为一个小组的主持人。那样 ，她 们就会被隔开而更投入了。她们所做的一切都要遵守主持 人工作表。S：真是个好主意，值得去试试。她们会认为被放在了起 跑线上，我知道她们两都是很精明的，如果她们能专 心投入会议，那么它们在会议后会获得更多。鼓励参与要将消极的人员参与情况转变成积极，你需要使用： 角色扮演 “破冰”游戏 问答时间 讨论时间 头脑风暴 小组讨论由会议的种类来决定使用的方式。会末总结会议将要结束时，请注意会末总结。 总结讨论的所有议题及所作出的重要决定。 收取反馈：评估与分析，收集肯定的和否定的 建议，以便以后改进。案例Susan是一个新上任的经理，没有什么经验，却被要求组