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PAGE PAGE 11 网络版电子文件归档软件使用讲解材料 一、电子文件的管理 包括电子文件的收集、整理、归档、移交、保管、利用、统计、鉴定和销毁等各个环节。 1、电子文件的收集 (1)收集范围： 按国家关于文件归档范围的现行规定执行。 ①网上流转的电子文件，包括上级下发的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本单位形成的文件。 ②非网上流转的纸质文件，包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的文件采取相应技术手段转换成的电子文件。 ③其他门类的电子文件，包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。 (2)收集要求： ①各单位要保留电子文件流转的重要过程，包括重要的修改、领导审阅签署的重要意见、电子签名等。 ②要在电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一般用档号来标识。 ③保证电子文件在流转过程中不被非正常修改，由技术部门设置权限，并在运行过程中做好实时监控，确保安全。每天在线备份一次，每3个月脱机保存一次。 ④电子文件的存储格式一般为PC机上可读取的通用文件格式，必要时连同专用软件一并收集。 (3)收集办法： ①通过苏州市吴中区电子公文流转系统(以下简称OA 系统)进行收集。 ②非网上流转的纸质文件通过扫描等技术手段转化为电子文件。 ③其他门类的电子文件做到“谁办理，谁收集”。 2、电子文件的整理 (1)整理要求： 电子文件的整理要求与纸质文件相同，按年度—保管期限—机构(问题)整理。 (2)整理方法： 通过OA系统、归档管理软件，分别按要求进行著录，必须著录的项目有全宗号、年度、机构(问题)名称、机构(问题) 代码、件号、档号、题名、文号、责任者、成文日期、载体类型、载体数量、保管期限、密级(公开、国内)、主题词及相应的电子文件联接等，按年度、保管期限、机构或问题等形成机读目录。 (3)归档电子文件载体的整理： 脱机归档的载体可以采取按时间顺序编大流水号的方法，填写《电子文件载体登记表》和《归档载体内部目录登记表》(见表1、表2)。 3、电子文件的归档 (1)归档时间： ①逻辑归档应实时进行，随办随归。 ②物理归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 ③每年的第一季度必须向单位档案部门移交上一年度的所有归档电子文件数据集，并刻录成光盘等脱机保管载体。　　(2)归档检测： 在进行电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。检测内容包括： ①硬件环境的有效性； ②软件环境的有效性； ③信息记录格式的通用性。 (3)归档鉴定： 在对电子文件的有效性和完整性进行审核后，必须由业务部门负责人签署意见，档案部门还应出具鉴定结果报告。鉴定内容包括： ①电子文件的损坏鉴定； ②电子文件的有效性和完整性鉴定； ③电子文件流转过程的完整性鉴定； ④电子文件与归档的纸质文件的关联性鉴定。 (4)保管期限的划分： 电子文件保管期限划分，按国家关于纸质文件归档的现行规定执行。 (5)归档要求： ①数据集归档。向本单位档案部门移交脱机保管的归档电子文件光盘等载体，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。其内容包括上一年度归档的永久、长期、短期的电子文件全文、目录及相关信息，上一年度文书处理收文、发文数据集。 ②采用的载体按优先级别分别为只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等，禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 ③在移交脱机保管载体的同时，文书部门必须将上一年度归档的永久、长期电子文件制成纸质文件一同归档，纸质文件的归档整理方法不变。 ④其他非文本文件，包括非网上流转的纸质文件扫描成的电子文件应按统一的数据格式进行归档。 4、电子文件的归档移交 电子文件归档后按有关规定移交至本单位档案部门保管。 (1)归档载体的标识： 存储归档电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、时间、载体类型、密级、保管期限等。 (2)归档载体的检验： 各单位档案保管部门应配备相应的技术处理设备，包括：1台与服务器相连的计算机，1台能阅读归档载体的设备(如光驱、磁带机等)，1台激光打印机，以及其他必须的设备(设备型号、技术指标由技术部门另行确定)，以满足归档载体检验的需求。归档的每套载体均应接受检验，包括载体外观检验，病毒检验等。合格率应达到100%。 (3)电子文件的检验： 要对归档电子文件进行抽查，从文件真实性、完整性、有效性三个方面进行检验。抽查比例不少于20%，抽查合格率要求达到100%。各单位档案部门要把归档载体上的文件与网上文件进行比照，具体要求如下： ①文件真实性检验：检验电子文件的内容、结构和其他信息(如修改、签署意见等)经过处理后是否与原始状况一致。 ②文件完整性检验：检验电子文件的内容是否有缺损，页数是否一致。 ③文件有效性检验：检验电