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PAGE 2 PAGE 1 第三部分 档 案 管 理  档案管理基础知识 一、档案类别 文书档案 文书档案 声像档案 科技档案 专门档案 其它档案 职工档案 会计档案 电子档案 实物档案 基建档案 产品档案 由单位各部门在工作中形成 科研档案 会计凭证 会计账簿 财务报告 录音录像 照片底片 奖 杯 杯 奖 牌 牌 证 书 书 特殊载体档案 设备档案 ×××单位档案全宗 纸质载体档案 二、档案归档范围 （一）材料种类 1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等； 2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料； 3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等； 4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等； 5.本单位对下级单位管理中形成的材料； 6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等； 7.会计工作形成的文件材料； 8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料； 9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件； 10.领导参加相关会议的讲话稿；参加会议带回的有关材料等； 11.其他有保存利用价值的文件材料。 (二)保管期限 1.保管期限种类分为永久、30年、10年； 2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年； 3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久； 4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年； 5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。 三、档案设施设备 （一）档案库房设置 1.档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层； 2.档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求； 3.档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。 设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。 （二）阅览及陈列室 1.阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静； 2.陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。 （三）档案装具 1.档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架； 2.各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705、GB／T 11822和DA／T 22等的要求。我公司使用的档案盒样式见下图： 图1 档案盒正面式样及规格 图2 档案盒脊背式样 （四）保护设备 1.档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施； 2.根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机等设备； 3.有条件的单位应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。 （五）技术设备 1.配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备； 2.配备档案修复、利用需要的照相机、摄像机、复印机等设备； 3.配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。 四、档案整理要点 （一）文书档案以件为单位的整理要点 1.以“件”为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件； 2.归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制； 3.归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。如不要使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、红墨水、复写纸等不耐久的书写材料； 4.整理顺序为装订、分类、排列、加盖归档章（见下图3）、编制归档文件目录（见下图4，归档文件目录封面样式见本部分附件7）、装盒、上架； 图3 归档章式样 归档文件目录 件号 责任者 文 号 题 名 日 期 页 数 备注 图4 归档文件目录式样 5.采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一般只订一钉； 6.以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。第一步，即先将归档文件按年度分类；第二步，在年度内按照保管期限分类；第三步，在同一保管期限内的同一类别相对集中分类。跨年度形成文件的处理：请示与批复，放在复文年；规划放在针对的第一年；结、决算、报表，放在针对的最后一年；会议文件，放在开幕年；两个内容文件，归入主要内容针对的年度； 7.归档文件分类后，遵循“事由”原则为主，参考时间和重要程度等因素进行排列，不同保管期限的文件，需分别排列。因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相