一种Word和Excel结合制作打印模板实现批量套打的方法.docVIP

办公自动化杂志 在办公室工作中, 我们经常形成各种管理数据, 很多时候 我们需要把这些数据以各种形式表现出来, 打印成各种版式的 表格 、 标签或套打在现成的样式上, 如学校管理中的学生录取 通知 、 毕业证书 、 学生证 、 准考证 、 成绩单 、 奖励证书; 档案管理 中的案卷目录 、 卷内目录 、 案卷封面 、 卷内说明 、 案卷背脊标签 、 实物档案标签的打印或套打 。 过 去,我们需要花费巨资请专业人员编制专用管 理系统或购买专用管理软件,通过专用管理系 统设计的打印格式来实现 。 实际上,利用 Word 邮件合并制作批量套打模板是一种更简便的方 法, 该方法不需编程 、 一般电脑使用人员短时间 即可掌握 。 2009年 11月 8日, 我校迎来百年校庆, 校庆期间, 许多校 友为回报母校, 支持学校的建设, 捐款赠物, 学校为了表达对校 友的感谢之情, 需要制作一批捐赠证书 。 档案馆负责礼品的接 收及捐赠证书的打印, 本文以我校百年校庆中对校友礼品的捐 赠证书制作为例介绍批量套打模板的制法及其使用 。 一 、 校友捐赠信息登记表 校友捐赠信息, 以 Excel 表格式记录, 其登记项目如表 1, 著录界面采用 Excel 自带记录单格式, 如图 1 二 、 基本思路 以套打的样张图片为文档背景, 以窗体工具栏中图文框定 位套打位置, 用邮件合并插入域从 Excel 表中提取捐赠人, 捐赠 礼品名等信息,在证书上相应信息填写位置精确定位插入域, 套打格式采用所见即所得的设计方式 。 已有材料:校友捐赠信息登记表 、 未填写的捐赠证书样张 。 一种 Word 和 Excel 结合制作打印模板 实现批量套打的方法 林慕婵 (华南农业大学 广州 510642 摘 要 通过在 Word 中插入背景图片 、 图文框和使用邮件合并功能 、 实现 Excel 表中数据在 Word 打印模板中的自动替换和精确 套打 。 本文以我校百年校庆中捐赠证书的批量套打为例介绍批量套打模板的制作方法和实现步骤 。 关健词 邮件合并 模板 套打 中图分类号 TP391,1; C931.4 文献标识码 B 文章编号 100323-5329 A Method to Achieve the Volume Overprinting Make Printing Template Combined with Word and Excel Lin Muchan (South China Agricultural University Guangzhou 510642 Abstract By way of Word to insert the background pictures, frames and use the function of mail merging, to achieve the automatic replacement and accurate overprinting in table data of Excel and printing templates of Word. This article gives example for the donated certificate with volume overprinting in centennial celebration of my university to introduce the production methods and implementation steps of volume overprinting template Keywords M ail merging Template Overprinting 备注 序 号 时间 捐赠者 捐赠 礼品名 捐赠 金额 捐赠者原 所在学院 捐赠者原 所在班级 捐赠者现 所在单位 联系 电话 12009 .11. 1美国南 北加州 校友会 蓝花楹树 、 红花风铃 木 、 加州胡 椒树种籽 工程学院 75机化 美国 赵崇军 代表捐 (含图片 及贺信 表 1校友捐款赠物登记表 总第 176期 2010年 3月 Application Experiences 应用 经验 47·· 办公自动化杂志 图 1Excel 中自带的校友捐赠记录单格式 三 、 实现步骤 1、 套打模板制作 (1 扫描捐赠证书样张 。 (2 设置背景图片 新建一 Word 空白文档, 点击菜单 “ 文件 → 页面设置 ” , 页 边距上下左右均设为 0, 方向选横向, 点确定 → 调整 → 确定; 点 击菜单 “ 插入 → 图片 → 来自文件 ” 插入捐赠证书扫描件, 用尺 子量套打样张高度尺寸,双击图片设置将图片高度设为样张 高度尺寸 (由