来访接待方案.doc

关于宏达公司来访的接待方案 宏达公司将于2012年 5月10日上午8点在总经理李明的带领下一行五人来我公司进行为期2天的拜访，主要是为加强进一步的了解，商讨共同合作开发我市旅游资源项目的具体事宜。为了促进宏达公司和我公司的进一步合作，合理开发好我市的旅游资源，树立良好公司形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必须加强重视此次的接待工作，做好全方位的准备。具体工作安排如下： 接待规格 鉴于旅游资源的开发是我公司主要的业务，宏大公司也是我公司的最佳合作对象，本公司领导对这次合作相当重视，以及这次合作成功将会使公司的发展更上一层楼，为了体现我公司对此次合作的诚意，我建议使用对等接待。 1、主陪人员：总经理汪华，副总经理张洛 2、酒店：海口文华大酒店 3、住宿：君华贵宾房（5A01、5A02）2间 高级客房（6A01、6A02、6A03）3间 4、就餐：约2000元/桌（5月10日午餐、晚餐、5月11日午餐）陪同就餐人员：总经理汪华、副总经理张洛、客户部经理李曼、总经理秘书：莫童 5月11日 早餐为自助餐 地点：海口文华大酒店 5、车辆安排：宝马2辆 司机 王宾 王五 6、礼品：500元/份 共5份 合计2500元 二、准备工作 1、思想准备 公司各员工必须高度重视此次接待工作，随时保持良好的精神面貌，保证接待工作做到高标准，严要求，以热情、真诚、周到、专业的服务来让客户满意，树立我公司的良好形象，以确保两公司的商务洽谈成功。 2、环境准备 公司的办公室、接待室、会议室、工作室、过道以及周围环境要保持整洁美观，道路通畅，接待室和会议室要宽敞明亮，通风顺畅，空气清洁，空调的温度和湿度适宜，并摆放少量香味淡雅的鲜花或盆景。在公司内部的墙上张贴公司的规章管理制度，以及公司的宗旨口号。设立展示橱窗，展示公司成立以来取得的主要成就，公司的成功的项目，以及公司未来发展蓝图、规划。在公司大厅挂上欢迎的横幅“欢迎宏达公司代表来访” 3信息收集 a宏达公司的基本信息，未来发展态势 ，及公司主要领导人对此次合作的意向态度。b 宏达公司来访人员基本情况。（详情见附表）c过去来访情况。d 抵达时间和交通工具。 4、资料准备 欢迎词，欢送词，两公司合作意向书，公司宣传材料。 5、物质准备 a预定酒店客房5间（2间贵宾房，3间高级客房）预定百乐城KTV包厢1间。 b接待室和会议室摆放鲜花各一束。c茶水及茶具（正规茶具），咖啡及咖啡杯，其他饮料若干。d文具用品（纸、黑色水笔）摄像机1台。e 礼品6份。f会议室1，及投影仪、传真机、计算机、摄影机、扩音机。g接送车辆：宝马2辆。h接机牌1个。 三、日程安排 日 程 表 日期 具体时间 项目内容 地点 备注 5月11日 上午 8:00-9:00 接机 美兰机场 总经理携带秘书前往 提前30分钟到场 10:00-10:30 欢迎会 接待室 总经理及主要领导人 出席 10:50-11:30 参观公司 公司办公区域 由公关部长负责 12:00 午餐 海口文华 大酒店 总经理及主要领导人 出席 下午 15:00-17:30 旅游 海口著名的 景点 客户部经理负责 18:00 晚餐 海口喜来登 酒店 总经理及主要领导人 出席 20:00-22:00 唱歌 百乐城KTV 总经理及主要领导人 出席 5月12日 上午 7:00 自助餐 海口文华大酒店 8:00-9:00 会谈 会议室 总经理及主要领导人 出席 10:00-11:30 会议 会议室 总经理及主要领导人 出席 12:00 午餐 海口文华 大酒店 副总经理及其秘书陪同 下午 15:00-16:00 会议 会议室 总经理及主要领导人 出席 16:30-17:30 会议 会议室 18:00 晚餐 寰岛泰得 酒店 总经理及主要领导人 出席 5月13日 上午 7:00 自助餐 海口文华 大酒店 9:00 欢送 美兰机场 副总经理携带秘书送机 并赠送礼品 五、经费预算 经 费 预 算 序号 项目名称 单价 数量 合计 备注 001 预订酒店 贵宾房1000元/间， 高级客房800元/间 贵宾房2间，高级客房3间 8800元 002 宴请费用 2000元/桌， 自助餐100元/人 正餐4桌，自助餐10份 9000元 003 礼品 500元/份 5份 2500元 004 鲜花 80元/束 2束 160元 005 KTV及酒水 1000元 1000元 006 欢迎横幅 50元/幅 1幅 50元 007 接机牌 10元/块 1块 10元 合计 21520元 四、接待工作准备计划表 接 待 工 作 准 备 计 划 表 负责部门 行政部 财务部 公关部 总经办 完成时间 备注 住宿