会议的准备工作及重点.docVIP

会议组织流程 一、会议分类 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 前期的筹备 会前准备 确定会议名称、会议时间以及参会人员名单、安排停车位等，为后面的工作打好基础。 确定参会人员的：范围、层级、人数、分组、食宿等 1.2 会前通知 会前通知有两大工作：一是通知，二是反馈 通知方式有： 书面：一般是大型会议，时间长、参加人员多； 口头：小型、小范围的会议； 内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等） 通知必须设立记录本，及时记录、查阅。 ?注意：通知、再落实（跟踪到底） 1.3准备会议需要的资料： = 1 \* GB3 ① 设立接待处，一般在进场入门处 = 2 \* GB3 ② 讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） = 3 \* GB3 ③ 会议日程安排表 = 4 \* GB3 ④ 制作会议手册 = 5 \* GB3 ⑤ 笔和纸 = 6 \* GB3 ⑥ 签到表 = 7 \* GB3 ⑦ 横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） ?注意： = 1 \* GB3 ① 准备会议材料：对议题的说明，说明会议的目的 对议案的说明等。 = 2 \* GB3 ② 组织好发言人的文稿：事先和发言人联系，搜集；于会前发给与会人员；工作人员自己留一份存档。 1.2会场的布置 1.2.1会（徽）标 必须要体现出本次会议的内容 1.2.2主席台的安排 = 1 \* GB3 ① 参加人员 = 2 \* GB3 ② 人数 = 3 \* GB3 ③ 铭牌 = 4 \* GB3 ④ 位置如何安排 = 5 \* GB3 ⑤ 准备好椅子 = 6 \* GB3 ⑥ 除主管和中层外，其他要分区坐。 ?注意：座位安排：职位高者居中，先左后右，离会场入口远，离会议主席近的位置为上，座次可编成表，贴于休息室或入口处。或于每个位置的左侧。 1.2.3 给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。 1.2.4 悬挂横幅 1.2.5调试现场设备，确保现场效果 1.2.6 现场的安排：要求参会者提前10分钟入场 ?注意：在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐 ,坐到什么地方。 二、会议中： = 1 \* GB3 ① 服务人员：1、注意着装 2、冲水动作要轻、慢、柔、避免快、重 注：冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。 = 2 \* GB3 ② 注意室内温度，适当调节空调温度。 会议的准备事项 1 确定会议名称 2 确定会议的时间和日期 3 确定会议与会代表的组成 4 确定会议议程 5 制作签到表 6 安排好停车位 7确定会议所需设备和工具 8 确定会议文件的范围，做好文件发的印制和发放工作 9确定会议经费预算 10确定会议住宿和餐饮安排