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第一章 会议管理 一、会议的涵义 会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。 二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。 三.会议的作用 会议的作用表现在： 1、交流信息，集思广益。 2、发扬民主，科学决策。 3、传达指示，布置工作。 4、沟通情报，决定对策。 5、统一认识，协调行动。 会议过程是有组织，有目标，有规则，有秩序，有领导的社会活动。 四.会议六要素 会议构成要素可分为基本要素（会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、议题、日程）和选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等） 四.会议六要素 组织者：会议的召集者，引导者，对会议正常开展和预期效果起引导保证作用。 议题：会议需要讨论的问题，反映会议的目的和任务 与会者：参加会议的正式人员，要精炼，讲求效益。 会议名称：会议的恰当正式的名称。显示会议的内容，性质，范围，届次，时间等。 会议时间：1、会议召开的时间；2、会议所需要的时间；3、每次会议的时间限度 会议地点：传统会议必须在同一个时间到达同一个地点才能组织会议，在现代技术高度发达的今天，信息收发