英语电子邮件写作特点和格式.doc

英文电子邮件的写作特点和格式 一、主题 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。 YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长） 主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today! 二、称呼 1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。 2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt 4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦. YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。 5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray 6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China 7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: 　 YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr. 8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司： YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen: 9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES：Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规) 三、拼写 1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更