会议与商务活动_06-07商务接待与宴请.ppt

（四）确定与通知人员 作为一名合格的秘书，在安排会见与会谈的时候，务 必要将参加会见与会谈的相关人员都通知到。一般应通 知如下人员: (1)主方接见人 (2)主方陪同人 (3)主要会 谈人 (4)其他相关会谈人员 (5)客方参加会见与会谈的 人员 陪同人员的安排: (1)要考虑与会见时讨论的议题有 关，尽可能安排有关专家和主管部门的人员参加；(2)要 考虑与来访者的关系。(3)人数不宜过多。 必要情况下，还需要安排记录员，相关翻译人员 (五)会场布置 会见与会谈的场所座椅应准备充足，并保持整洁。同时，会场的周边要准备有完好的通讯、传真、复印设备及相关设施，以保证会见与会谈的顺利进行。 会见与会谈的座次安排大体如下： 1.会见的座次安排 2.会谈的座次安排 会谈用品的配置和摆设程序：在每个座位前桌面的正中摆放一本供记事的便笺，便笺的下端距桌面的边沿约5厘米，紧靠便笺的右侧摆红铅笔和黑铅笔，便笺的右上角摆上一个饮品垫盘，盘内垫小方巾。如需要，则在主要宾客处每人放一个烟缸和烟盘，其他人每两人放一套（摆在两个座位之间处）。便笺、垫盘、烟具等物品的摆放要整齐划一，均匀协调。如果是国事会谈，中、外方主要领导人面前的桌子上要摆两国国旗，或在厅内上侧桌前处竖两国国旗。 三、会见与会谈的基本程序 （一）商务会见与会谈的基本程序 1.迎接 2.介绍 3.致辞、赠礼、合影 致