项目管理支撑技术信息沟通冲突管理.ppt

第11讲项目信息管理、沟通管理冲突管理 项目管理支撑技术(1) §1 项目信息与沟通管理 一、项目信息管理 1．项目信息的含义及特点 项目信息是指报告、数据、计划、技术文件、会议等与项目实施直接或间接联系的各种信息。 项目信息的特点： (1)信息量大。项目涉及多部门、多环节、多专业、多用途、多渠道和多形式。 (2)系统性强。集中于较为明确的项目对象中，容易系统化，为项目信息系统的建立和应用创造了有利条件。 (3)传递障碍多。信息需要经历提取、收集、传播、存储以及最终处理等过程。造成项目信息传递障碍的原因： ①信息传递人对信息的理解能力、经验、知识的限制； ②地区的间隔，部门的分散，专业的区别等； ③传递手段落后或使用不当。 (4)信息反馈滞后。信息反馈要经过加工、整理、传递，然后才能到决策者手中，故常滞后于物流，造成反馈不及时，影响信息及时发挥作用。 2．项目信息的来源与形式 (1)信息的来源： 1)记录。内部记录多为书面形式；外部记录是指从外部的各种渠道取得的资料。 2)抽样调查。常用：机械抽样、随机抽样、分层分级抽样和整群抽样。 3)文件报告。指从组织内外的有关文件、报告中取得信息。如技术操作规程、竣工验收报告、工程情况进展报告、可行性研究报告、设计任务书等。 4)业务会议。指通过召开各种会议，用座谈讨论的形式获取信息。 5)直接观测。指管理者直接到现场观察或测量实际情况来收集所需要的信息。 6)个人交谈。即通过个人之间交换意见的形式来获得信息。 (2)信息的表现形式： 1)书面材料。包括图纸及说明书、工作条例和规定、施工组织设计、情况报告、谈话记录、报表、信件等提供的信息。 2)个别谈话。包括口头分配任务、做指示、汇报、工作检查、建议、介绍情况等。 3)集体口头形式。包括会议、工作人员集体讨论、培训班等。 4)技术形式。包括听写器、，广播器、电话、传真、录像、录音等。 3．项目信息的种类 (1)自上而下的项目信息。主要是任务分配、指令、工作指导、文件、要求等。 (2)自下而上的项目信息。下级向上级的汇报、请示等。 (3)横向流动的项目信息。即项目管理班子中同一层的工作部门或工作人员之间相互交流的信息。 (4)以顾问或经理办公室等综合部门为集散中心的项目信息。顾问室或经理办公室等综合部门为项目经理决策提供辅助资料，同时又是有关项目利益相关者信息的提供者。 (5)项目经理班子与环境之间流动的项目信息。项目管理班子与自己的领导、建设单位、设计单位、供应单位、建设银行、咨询单位、质量监督单位、国家有关管理部门，都需要进行信息交流。 4．项目信息管理 项目信息管理是指对项目信息的收集、整理、处理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。 项目信息管理的目的 根据项目信息的特点，有计划地组织信息沟通，以保持决策者能及时、准确地获得相应的信息。 信息管理的各个环节 信息的收集、加工、整理、存储、传递、应用，并在此基础上建立项目信息管理系统。 (1)项目信息收集方法： 第一类是直接到信息产生的现场去调查研究； 第二类是收集、整理已有的信息情报资料，间接获取信息。 1)现场调查研究： ①询问法。当面询问，会议调查、发函问卷调查、电话调查等。 ②观察法。客户现场调查、使用现场调查、供应厂家现场调查等。 ③试验法。试验法指在本企业的全新产品或改进后的新产品正式投放市场以前，先进行小规模的试销活动，看顾客的动向。 2)收集现有的管理信息： ①收集公开发行的报纸、杂志和书籍中的信息，推测国家有关经济政策、法令的调整变化。 ②收集计算机互联网和数据库中的信息。 ③内部信息的收集和积累。 (2)项目信息传递。 1)专人负责信息的传递：是哪一种文件、制定的时间、是否修改过、将发给谁等，再按文件分配单进行分发。 2)通过通信方式传递信息：即通过信函、电话、电报、传真等方式进行项目信息的传递。 3)通过会议方式进行信息传递：项目执行期间要召开各种各样的工作会议，如项目开工会议、项目进展报告会议、项目总结会议、项目协调会议等。 (3)项目信息的归档和利用。 对于收集到的资料数据，首先要经过鉴别、分析、汇总、归类，做出推测、判断、演绎。这是一个逻辑判断推理过程。 然后，把有价值的原始资料数据及加工整理的信息，长期积累起来，以备查阅。 建立健全的检索系统，既可以使报表、文件、资料、人事和技术档案保存完好，又可以方便检索。 (4)项目信息管理系统的建立。项目信启、管理系统就是以计算机、网络通信、数据库作为技术支撑，对项目整个生存周期中所产生的各种数据，及时、正确、高效地进行管理，为项目所涉及的各类人员提供必要的高质量的信息服务。它的设计开发包括以下3个方面： 1)系统分析。通过系统分析，确定项目信息管理系统的目标，掌握整个系统的内容。 2)