全宗卷编及整理规范.docVIP

机关档案室全宗卷整理方法 为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994、1995_6_12)，结合工作实际，制定全宗卷整理方法： 一、关于全宗卷 全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。 二、全宗卷的主要内容 卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。（１、2、3、4项为必要项） 卷二：档案收集，主要包括:１文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；２档案移交目录等。（1、2为必要项） 卷三：档案整理，主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。 卷四：档案鉴定，主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。（如有销毁档案工作1、3、4为必要项） 卷五：档案保管，主要包括:1库房安全检查记录；2档案安全检查报告；3档案库房温湿度记录等（3项为必要项）。 卷六：档案统计，主要包括：1各类档案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。（1、2项为必要项） 卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编等。（1、2、3项为必要项） 卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。（2、3、5项为必要项） 三、全宗卷的整理 （一）准备 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理过程中产生的文件材料，先归入预设的全宗卷盒内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，一个类别内文件材料数量较多时可设分卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予剔除。 （二）分类排列 分类：全宗卷按照档案管理综合材料、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案新技术应用分为8类。 排列：每类全宗卷内文件按照时间顺序依次排列。 （三）装订 卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉线装订，逐件加封面、封底（封面和封底采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件题名、时间、卷号、件号、页数项目，封底空白。（封面样式见附录1） （四）编号 卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给一个编号，从第一件始依次顺延，如“１至１０”；每类中的文件材料均从“１”始依次顺延。每件文件材料按实际页数在右上角编页码。 每一类全宗卷文件材料过多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开 （五）编目 卷内文件材料要编制全宗卷目录，一式两份，一份置于每盒盒首，一份集中保管。（全宗卷目录样式见附录2） （六）装盒 整理好的文件材料依次装盒。（盒脊样式见附录3） 注：整理全宗卷时，如各单位管理全宗所形成的卷内文件材料不多，根据实际情况酌情合并全宗卷的内容。 四、全宗卷的管理 全宗卷排列在目录检索工具首位。全宗向档案馆或有关单位移交，其全宗卷应随同移交。 附录1：全宗卷封面样式 全宗卷号 件号 页数 关于举办部分市级机关贯彻《档案法》 研讨班的通知及领导批示 天津市XXX单位 XXXX年X月 附录2： 全宗卷卷内文件目录 全宗卷号：1——1 序号 责任者 文件题名 时间 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 附录3：全宗卷脊背样式 X0211档案销毁 X0211 档 案 销 毁 卷四 4 X0211 档 案 整 理 卷三 3 X0211 档 案 收 集 卷二 2-1 X0211 档 案 管 理 综 合 材 料 卷一 1-2 X0211 档 案 管 理 综 合 材 料 卷一 1-1