会议管理培训77张.pptxVIP

秘书职业资格培训 会议管理会前筹备工作一、拟定会议议程、日程议程与日程会议议程会议日程根据会议议程逐日做出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。为完成议题而做出的顺序计划；会议所要讨论解决问题的问题的大致安排；二者的区别会议议程的制定程序（1）明确目标和参加者（2）安排各项议程的时间 ★最重要的事项放在开头；涉及保密事项放在最后 ★两项原则：按照议案的轻重缓急；每一项议案的时间标识清楚。（3）确定每一项议程（4）决定会议讨论形式（5）决定会议决策的方式二、提供会议地点的备选方案考虑因素交通便利会场大小与会议规模相符（人均2~3㎡）场地有良好的设备配置场地应不受外界干扰会议地点是否有停车场所场地租借成本合理2006年11月份真题“会议地点选择的要求”P9 会议经费有限，应注意： 1.尽量将地点安排在稍偏的地方　2.尽量使会场与驻地相邻 3.压缩会议设备租赁　　 4.减少场地租用 会议酒店的分类按类型分：商务型、度假型。按地点分：位于市中心、位于市郊选择会议地点的如下建议：（1）研发会议选择在培训中心或者其他宁静场所（2）学会年会听从会员建议，多选择城市的酒店（3）培训会议选择较偏僻，远离市区的酒店或者旅游胜地（4）重大的奖励、表彰型会议地点装饰一定要有档次（5）交易会或者新产品交易会要选择有展厅的场所，而且交通便利确定会议场地检查全部的会议房间随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。（06年11月） ★检查会议登记部门、管理服务部门以及后勤部门的所在地检查膳食供应，要求提供过去的各种菜单应检查电梯的服务情况检查服务项目、营业时间以及社交娱乐活动的费用了解交通及停车设施尽可能签订书面合同并保持密切联络。P13案例 便 条 钟苗： 　最近，在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形，总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议，供会议筹备过程参考。请于明天下班前将建议交给我。 谢谢。 ?行政经理苏明 2010年3月25日 【答案】 1．关于会议地点和布局的选择： 因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围，所以，建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。 2．会议议程的安排，根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定： （1）由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。 （2）建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方了解对方的困难。 （3）会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。 （4）会议组织者向各方提出要求：①防止本位主义、树立内部客户观念；②耐心倾听对方意见；③换位思考；④及时进行信息沟通。 （5）再由双方进行互谅互让的磋商。 （6）形成会议备忘录，提醒遵照执行。 三、会场布置和座次安排1.会场整体布局的要求庄重、美观、舒适，体现会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（06年11月）根据会议的性质和形式创造出和谐氛围大中型会议要突出中心，保证绝对的中心小型会场要注意集中和方便2.主席台和座次安排主席台：大中型会议均应设置主席台 座谈会和日常工作会议一般不设主席台 一般会议只需要请讲话人和主持人上台工作会议：主席台颜色以蓝、绿色为主庆典表彰性会议：红粉色为主全国党代会：党徽+党旗（左右各5面）全国人代会：国徽+国旗（左右各5面）另外：会标、标语、花卉、字画等职务最高者居中，先左后右，由前至后主持人边坐或者按职务顺序做每个座位旁边的左侧放置姓名台签主席台人数为偶数3.其他人员座次安排：横排法：从左至右横向依次排列竖排法：从前至后纵向排列左后排列法：以主席台为中心，左右两边交错扩展综合考虑因素：职务高低；姓氏笔画或单位名称4.会场形式的布置P18四、发布会议信息1.会议通知信息传递形式：（P21）（1）当面告知（2）打电话（3）发传真（4）书面形式或者电子邮件形式根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方式。通常情况下采取两种以上的方式。通知内容：详尽、明确。（P22） 何单位、何时、何地、开什么会议、会议的主要目的及主要内容、会议期限与日程安排，与会人员的准备，报到的地点以及日期 。★会议通知样本要作为档案收存。★某些会议通知须附“回执”文件发放范围是全体与会人员还是部分代表？列席代表？2.分发传递会议文件（真题）P22会议文件分出方式：（P23）（1）提前发出（2）签到时发出（真题）（3）会中发出（4）现场发出签到时发出的文件内容：(P23） 工作报告、议程、日程安排、作息时间表、会议须知等发布会议信息（1）发布会议信息前要进行报审（2）要对媒体进行选择（3）发布会议信息的程序： 收集、筛选、加工、报送审核、发布（4）媒体的类型： 地方媒体 全国性媒体