建筑工程项目沟通与管理.ppt

2007-1-28 第五节 项目报告 二、项目报告的作用 1．作为决策的依据。 2．用来评价项目，评价过去的工作以及阶段成果。 3．总结经验，分析项目中的问题。 4．通过报告去激励各参加者，让大家了解项目成就。 5．提出问题，解决问题，安排后期的计划。 6．预测将来情况，提供预警信息。 7．作为证据和工程资料。 * 2007-1-28 第五节 项目报告 三、报告的要求 1．与目标一致。 2．符合特定的要求。 3．规范化、系统化。 4．处理简单化，内容清楚，各种人都能理解，避免造成理解和传输过程中的错误。 5．报告的侧重点要求。 * 2007-1-28 第五节 项目报告 四、项目报告系统 在项目初期，在建立项目管理系统中必须包括项目的报告系统。这要解决两个问题： 1．罗列项目过程中应有的各种报告，并系统化； 2，确定各种报告的形式、结构、内容、数据、采集和处理方式，并标准化。 * 2007-1-28 复杂的事情简单化 简单的事情标准化 标准的事情流程化 流程的事情规范化 规范的事情表格化 表格的事情软件化 软件的事情图像化 项目管理的7句真言 * 2007-1-28 第五节 项目报告 在编制工程计划时，就应当考虑需要的各种报告及其性质、范围和频次，可以在合同或项目手册中确定。 原始资料应一次性收集，以保证相同的信息，相同的来源。资料在纳入报告前应进行可信度检查，并将计划值引入以便对比。 原则上，报告从最低层开始，它的资料最基础的来源是工程活动，包括工程活动的完成程度、工期、质量、人力、材料消耗、费用等情况的记录，以及试验验收检查记录。上层的报告应由上述职能总结归纳，按照项目结构和组织结构层层归纳、浓缩，作出分析和比较，形成金字塔形的报告系统。 这些报告是由下而上内容不断浓缩的。 * 2007-1-28 第五节 项目报告 * 2007-1-28 第五节 项目报告 * 2007-1-28 五、项目绩效报告 项目的绩效报告是在整个项目实现过程中，按照一定的报告期给出有关项目各方面工作的进展情况的报告。项目进展情况和结果的汇总报告。项目绩效报告中包含的细目主要有以下几点： 第五节 项目报告 * 2007-1-28 1．自上次报告以来的绩效成果 2．项目实施的计划完成情况 3．前期问题解决的情况 4．本期发生的问题 5．计划采取的改进措施 6．下一报告期要达到的目标 第五节 项目报告 * 2007-1-28 六、工作终结报告 项目的工作终结报告通常是一个项目或一个项目阶段的总结。项目或项目阶段的工作终结报告包括以下几个方面的内容： 1． 项目业主/客户对项目或项目阶段的最初需要。 2． 项目或项目阶段最初确定的目标。 第五节 项目报告 * 2007-1-28 3． 项目或项目阶段的简要描述。 4． 项目或项目阶段结果和预期的对比。 5． 项目或项目阶段目标的实现程度。 6． 善后事宜的说明。 7． 提供给业主/客户的所有交付物。 8． 项目成果的最后测试数据。 9． 项目或项目阶段的经验与教训。 第五节 项目报告 * 2007-1-28 第六节 项目会议沟通的管理 一、项目会议的类型 项目沟通中最常用的会议有三种：项目情况评审会议、项目问题解决会议和项目技术评审会议。 1． 项目情况评审会议 项目情况评审会议通常由项目经理主持召开的，会议成员一般包括全部或部分项目团队成员以及项目业主/客户或项目的上级管理人员。会议的基本目的是通知情况、找出问题和制定下一步的行动计划。 * 2007-1-28 2． 项目问题解决会议 当项目团队成员发现问题或潜在问题时，应立即和其它有关人员召开一个解决问题会议，而不是等着在以后的项目情况评审会议上解决。尽可能早发现和解决问题对项目的成功非常关键。项目问题解决会议应该紧扣所需解决的问题。 第六节 项目会议沟通的管理 * 2007-1-28 3． 项目技术评审会议 在项目的全过程中，包括在项目的定义和设计阶段，不管是何种项目都需要召开项目技术评审会议，以确保项目业主/客户同意项目提出的各种技术方案。 第六节 项目会议沟通的管理 * 2007-1-28 二、项目会议管理的方法与技巧 1． 会前的管理 一定要注意以下细节： ⑴分析确定会议是否真正必要 ⑵确定会议的目的 ⑶确定谁需