ERP系统管理制度25736.docVIP

PAGE PAGE 1 备案登记号： ERP系统管理制度 文件编号： 版 次： 受控状态： 密 级： 编制/日期： 校对/日期： 审核/日期： 第一章 总则 第一条：为规范公司企业资源规划（以下简称ERP ）系统的管理，有效实施信息化，特制定本制度。第二条：ERP 系统是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、销售、财务、质量进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。第三条：ERP 系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。 第四条：ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司考核体系。第五条：信管部，作为ERP 系统的管理部门，负责协调各项关系，为项目的实施提供资源保障。各部门负责人对本部门数据录入的准确性和及时性负责，和信管部一起，对整个ERP 项目实施负总责。 第二章 内容 第一条：我公司ERP 系统分为采购、销售、应收应付、存货系统、生产管理、受托加工、委托加工、质量管理、成本管理及集成帐务、固定资产等模块。 第二条：信管部结合各部门情况制定出各模块操作规范并说明各模块主要业务流程、各流程操作步骤和方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。 第三条：操作人员在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册（软件帮助——在软件使用界面按F1 键），如不能解决，应及时通知信管部人员解决。 第四条：信管部负责解决操作用户提出的与系统有关的所有问题并将问题、需求分门别类的收集、归档、统计、分析，建立起可行的知识体系。 第五条：ERP 系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP 系统各岗位人员都既是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。 第六条：ERP 系统各岗位人员应保管好自己的帐号及密码，不得将自己的帐号及密码透露给他人使用。 第七条：ERP 系统操作人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块端口。 第八条：各岗位操作人员都必须按自己所属岗位执行ERP 相关操作，制单人员与审核人员要求不能为同一人。 一）制单人员管理规定：1 、制单人员应在指定的时间认真、实时编制单据，编制过程中要细心，并对自己所编制单据进行自检，保证单据的准确性和及时性； 2 、制单人员权限发生变动时，申请人填写《ERP用户权限申请表》，交总经理及公司领导审批后，信管部的管理员在ERP系统中进行更改。二）审核人员管理规定：l 、审核人员严格按《 ERP制单任务及工时统计、检查内容》 对制单人员所编单据进行实时审核，并对自己的审核工作负责，如发现制单人员数据录入错误，应及时调整错误数据，避免错误数据影响到下游工作部门。2 、审核人员权限发生变动时，申请人填写《 ERP 用户权限申请表》 ，交总经理及公司领导审批后，信管部的管理员在ERP 系统中进行更改。第九条：手工单据管理要求：1 、手工单允许使用的情况；1 ）当打印机出现故障、停电、网络不通或打印模板出错导致不能正常打印领料单、采购收货单、进仓单时，应及时通知信管部，由信管部确认修复所需时间，如当时不能解决可先使用手工单据，但单据上需要信管部人员签字确认。同时信管部应在两小时内解决非硬件性故障并通知打印人员进行打印，将手工单据附于手工单后，并在打印单据上填写相应的手工单据号。2 ）非正常工作时间因设备出现紧急维修所产生的采购，应电话请示公司总经理，经批准后，方可先由相关人员手工记录其采购、入库及领用过程，并12 小时内通知相关部门核实情况，经确认后在ERP 系统中补录单据并打印，同时将手工单据与打印单据一一对应并在打印单据上填写手工单据号，同时通知下游岗位补录ERP 单据。2 、手工单据使用的流程：在允许填写手工单据的情况下，相关部门负责人应安排相应的人员填写手工单据，相应的审核人员审核签字后方可执行下一步操作。如该工作影响下游工作在ERP 系统中的执行，下游工作部门应同样先以手工单据进行处理，此类单据应于12 小时内在ERP 系统补录完成。同时将手工单据附于打印单据后，并在打印单据上填写相应的手工单据号，同时通知下游岗位