《电子文件管理办法》.docVIP

CJRDC 华电新疆发电有限公司昌吉热电厂企业标准 QW/01.03.00.0402－2012 _________________________________________________________________________________________ 电子文件管理办法 2012—03— 发布 2012—03— 实施 ———————————————————————————————— 华电新疆发电有限公司昌吉热电厂 发布 前 言 为了规范华电新疆发电有限公司昌吉热电厂具有保存价值的电子文件的管理工作，特制定《电子文件管理办法》。 本办法由华电新疆发电有限公司昌吉热电厂标准化管理委员会提出。 本办法由华电新疆发电有限公司昌吉热电厂厂长办公室归口管理并负责解释。 本办法由华电新疆发电有限公司昌吉热电厂厂长办公室负责起草。 本办法主要起草人：黄 玲 审核：弥惠萍 审定：邓红周 审批：水海波 本办法首次发布于2012年3月。 电子文件管理办法 1 范围 本办法规定了华电新疆发电有限公司昌吉热电厂(以下简称为我厂)电子文件的管理职能、管理内容与要求，检查与考核。 本办法适用于我厂电子文件的归档与管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本办法，然而，鼓励根据本办法达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本办法。 DA/T 22-2008 《电子文件归档与管理规范》 DA/T 31-2005 《纸质档案数字化技术规范》 《中国华电集团公司电子文件管理办法》 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准： 3.1 电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2 归档电子文件 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 4 管理内容与要求 4.1 总则 4.1.1 制定本办法的目的是加强对公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的管理。 4.1.2 电子文件形成部门时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.1.3 电子文件形成部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 4.1.4 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，电子文件形成部门必须制成纸质文件。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本。 4.1.5 我厂电子文件管理应在执行《中国华电集团公司电子文件管理办法》的基础上，严格执行我厂的《电子文件管理办法》。 4.2 电子文件的真实性、完整性和有效性保证 4.2.1 电子文件形成部门应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范 4.2.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如审核者、签发者等）。 4.2.1.2 登记处理过程中的各类操作者（收文者、存储管理者等）。 4.2.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名等）。 4.2.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性 4.2.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。 4.2.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 4.2.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。 4.2.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。 4.2.3 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。 4.3 电子文件的收集与积累 4.3.1 收集积累要求 4.3.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 4.3.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，电子文件形成部门应采取严格的安全措施，