各类档案移交管理办法.docxVIP

公司各类档案移交管理办法 为了进一步细化在公司档案统一管理中移交环节的工 作，结合公司实际，在公司各类档案移交过程中，按照档案 归属的职能和性质，将收集前的档案分为文书档案、业务档 案、财务档案、人事档案、设备档案、声像档案、荣誉实物 档案七类。具体管理办法如下： 文书档案管理 一、文书档案归档范围：公司行政事务、教育培训、职 业卫生、劳动合同等活动中反映主要职能的历史面貌，有保 存价值的文件材料，以及有密切关系的上下级文件材料。 二、办公室应由专人负责处理公司文件材料的收发工作， 上级下发的各种文件应将原稿和正文统一存放，公司领导参 加上级会议带回的文件材料也应及时收回归档，并于当年年 底移交档案室，移交时按目录清点，交按双方在移交册上签 字，各执一份。 三、归档文件材料必须齐全、完整，立卷时要按照公司 档案分类方案中的规定组卷。 四、档案保管期限分为永久、30?年、10?年三种，立卷 时要按照档案统一规定的保管期限表划分文件材料的保管 期限。 业务档案管理 一、业务档案管理归档的基本范围：公司正常生产、销 1 售、采购等环节岗位管理活动中形成的所有台账和资料。 二、业务档案由各职能科室日常工作积累形成，按时要 做好文件材料的收集、整理工作，于当年度年底前移交档案 室。 三、业务档案的立卷工作要遵循档案室编制的档案分类 规则，做到真实、完整、符合档案规范要求。 四、查阅过往业务档案的，需经登记签字后方可查阅。 五、一经组卷归档的文件材料，任何人不得更改其内容， 更不能抽换档内材料。 财务档案管理 一、 财务档案是记录和反映我公司生产经营运行活 动的重要史料和证据，是档案资料的重要组成部分，必须集 中统一管理。 二、财务档案归档的范围：财务工作中的凭证、账簿、 报表及其它。 三、每年形成的财务档案，应由公司财务科按归档要求 负责整卷，当年的财务档案，在年底终了后，可暂由财务科 保存一年，期满后编制案卷目录一式三份，财务科留一份， 其余两份连同财务档案一并交公司档案室保管。 四、财务案卷原则上不得外借，如有特殊情况，需经分 管领导批准，但不得拆卷，应限期归还。 五、财务档案保管期满后，由档案室提出销毁意见，连 2 同财务科共同鉴定，编制销毁清单，由公司分管领导审核并 报公司董事长审批后方可销毁。 人事档案管理 一、人事档案包括公司全体在职干部、职工及离退休职 工的人事档案。 二、人事档案由劳资科系统整理后交档案室统一管理。 三、人事档案要做到目录、案卷、帐卡相符。 四、定期检查档案，对于案卷中纸张破损、变质、字迹 褪色、扩散等文件材料应及时修复、复制。 五、暂借人事档案必须经分管领导同意 设备档案管理 一、设备档案包括构成公司生产管理所需的各类办公用 品、电子产品、设备等购置中形成的文件、说明书等。 二、凡属设备的购置申请、批复、开箱验收、技术文件 及说明书，经所属专人系统管理，分项登记后及时移交档案 室统一管理。 三、凡设备开箱验收必须有档案员参加并签字。 四、使用设备档案需经分管负责人批准后方可从档案室 借出。 声像档案管理 一、声像档案是我公司档案重要组成部分，必须由档案 3 室集中统一管理，达到完整、准确。 二、各有关科室负责声像档案材料的形成、积累、预立 卷、整理和归档工作，并列入其岗位职责予以考核。 三、档案室有责任监督、检查、指导并协助各职能科室 做好声像档案的归档工作。 四、凡需归档的声像材料，其制作材料必须宜于长期保 存，图像需清晰，声音需稳定。 五、独立项目的声像档案材料，在项目结束后一个月内 整理归档，归档时要填写移交目录一式二份，交接双方签字 后各执一份。 荣誉实物档案管理 一、荣誉实物档案即我公司在各项工作中获得的以实物 形式记载和反映的荣誉物件，包括奖状、奖杯、锦旗、奖牌、 证书等。 二、档案室有责任监督、检查、指导并协助各单位、科 室做好荣誉实物档案的整理和归档工作。 三、荣誉实物档案的归档时间一般定于次年一季度末， 对还需在指定地点存放的，可先将目录交档案室。归档时， 需由移交单位或科室填写移交目录一式二份，经档案室查点 后，交接双方在移交目录上签字后各执一份。 4