嘉宾接待方案.docxVIP

嘉宾接待预案 一、工作机构 成立首届中国影视文化周嘉宾接待部，并设立嘉宾联络组、酒店服务 组、机场铁路服务组、宴会服务组、重要嘉宾组、应急机动组等?5?个 工作组。 二、工作职责 接待部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调。接待部办公室负 责对接组委会，做好各类相关信息的搜集、汇总、整理、上报；负责 接待部各项指令的传达；负责重大事项的协调上报；负责相关经费的 落实；负责做好重要嘉宾的一对一接待服务，并及时将参加文化周各 项活动、餐叙、考察等活动的嘉宾名单、时间、地点等信息传达到相 关工作组，通知有关人员提前做好准备；负责住房、车辆及其他物资 的统一调配。各工作组结合工作实际，制定本工作组细化方案。 三、工作机制 （一）各工作组按照“各司其职、各负其责、充分沟通、团结协 作”的原则，根据任务分工做好相关工作，积极协助其他工作组做好 协调配合工作。 （二）实行重大事项通报制度。各工作组按照“事前请示，事后 报告，实事求是，及时准确”的原则，对组委会的重要指示、工作安 排、接待过程中的突发事件及其它重大事项，要及时通报接待部办公 室及相关工作组。 四、责任分工 （一）接待部办公室 工作职责 1.负责对接组委会，并提前制定接待工作方案送审；负责各工作 组工作人员的食宿、物资、车辆及相关工作的总协调。 2.负责做好组委会分配的志愿者的调度指挥，拟定重要嘉宾“一 对一”接待单体实施方案。负责汇总嘉宾名单、航班、住宿、用餐、 活动行程、翻译需求等信息，及时报送接待部办公室，分送各工作组。 3.负责与大会组委会的总联络，负责掌握重要嘉宾及随行人员住 房和车辆分配、受邀出席活动等信息。 4.负责大会组委会统一安排之外的接待用车的落实。大会所需社 会车辆的协调分别由****负责。大会所需大巴车或商务车的租用由委 办公室负责。 5.负责会议期间租用车辆、社会车辆、工作人员用车等的统一调 度指挥。 6.负责与大会组委会对接，落实工作人员用餐时间、地点，并负 责通知相关责任人。负责提前预订酒店，落实工作人员的住宿。 7.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放；负责车辆 通行证、重要嘉宾礼品及其它后勤保障物资（如雨具等）的落实。 8.负责落实拟参加接送机、宴请、考察等活动的领导名单，并负 责通知。 9.对大会活动的各项费用进行监督和核实。 10.完成接待部交办的其他工作任务。 （二）嘉宾联络组 工作职责： 1.负责对接论坛组委会，提前落实参会嘉宾及随行名单、往返日 期、航班号、住宿需求、活动行程、翻译需求、旅游等信息，及时报 送接待部办公室及相关工作组；负责统计工作人员住宿、用车需求， 并提交接待部办公室统一安排。 2.负责汇总重要嘉宾行程，并安排“一对一”联络员提醒、引导； 负责掌握省有关领导出席会议、宴请等有关信息，并将有关信息提交 接待部办公室。 3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络，及时将信息 反馈接待部办公室统筹协调。 4.完成接待部交办的其他工作任务。 （三）酒店服务组 工作职责： 1.负责嘉宾报到、入住等有关事宜。负责与大会组委会对接，提 前领取嘉宾房卡，配合“一对一”联络员引导嘉宾入住和资料领取。 2.按照大会组委会统一安排，组织工作人员参加培训，并按照实 际工作要求进行演练和测试，熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息。 3.负责统计汇总嘉宾抵离酒店信息及其他需求，及时提交接待部 办公室，并按照接待部办公室安排做好协调落实工作。及时妥善处理 嘉宾在酒店遇到的突发状况，并及时上报接待部办公室。 4.完成接待部交办的其他工作任务。 （四）机场服务组 工作职责： 1.负责掌握嘉宾航班信息，提前通知接待部办公室及酒店服务组。 2.负责与大会组委会对接，做好嘉宾乘机手续办理、行李托运等 工作。 3.完成接待部交办的其他工作任务。 （五）宴会服务组 工作职责： 1.负责落实大会组委会统一安排之外的活动，制定详细实施方案。 2.负责与公安、质监、卫生等部门的对接，做好保障服务工作。 3.负责与酒店方对接，负责宴请场地的预订，提前做好宴请现场 各项准备工作，包括菜单审定、座次安排等。 4.负责落实出席宴请的嘉宾及领导名单，负责安排专人提醒、引 导嘉宾及领导出席。 5.完成接待部交办的其他工作任务。 (六)重要嘉宾组 工作职责： 1.?根据接待部提供的“一对一”嘉宾信息，制定一套完善的实施 计划从接机、住宿、用餐、活动行程跟进、翻译需求、旅游、 送机等。在住宿，用车，用餐等方面拥有优先权。及时报送接 待部办公室，协调各工作组。 2.?负责对“一对一”联络员进行培训、选拔。 3.?由联络员负责，完成重要嘉宾的全程陪同工作。 4.?负责收集重要嘉宾的喜好、习惯。 5.?满足重要嘉宾的一些特殊要求。 6.?完成接待部交办的其他工作任务。 (七)应急机动