年会制度、流程及分工(1).docVIP

年会制度 1年会目的 为了加强员工的凝聚力，丰富企业文化生活；表达公司对员工节日的关怀与问候，同时给员工们一个展示自己才华的舞台，让领导员工齐聚一堂开心快乐的总结过去所获得的光辉成果，并展望美好的未来！ 2年会主题 主题文化 3成立筹备委员会 由筹备委员会确定年会主题、年会举办时间 4成立各职能小组 4.1总导演：（对会议成果负责） 全面负责年会工作，保证年会工作的顺利完成。 负责创建执行团队，建立组织构架； 明确各岗位分工，确定各岗位职责； 组织完成年会活动的策划方案与执行方案； 组织完成活动的各流程方案； 组织会务组定向会的召开，协调、督促各岗位按计划完成各项会务工作。 4.2执行导演： 做好总导演与各副导演之间的上传下达工作； 提醒各总监按时完成本岗位工作并按时将其工作成果上报给会务总监； 检查统计各副导演工作进展，并提交总导演审核； 完成总导演交办的其他事宜。 4.3场内各岗位 4.3.1场内副导演： 负责年会活动的场内工作，人员分工，场内组织框架制定及上传，需对场内工作组的业绩 承担领导责任，需完成场内工作的各项流程及完成的时间节点。（对总导演负责）； 负责年会场内所有会务：场内布置，灯光，音响，安保，节目，论坛职责审核、确定； 负责年会场内流程：入场，就座，退场，节目和论坛的安排，场内指导手册的制作、修 改； 年会会后的总结及改进方案填写； 当天年会效果评估调查及汇总； 完成执行导演安排的其他事项； 4.3.2 场内副导演助理： 做好场内副导演与各岗位负责人之间的上传下达工作； 协助场内副导演制定年会场内流程； 提醒各岗位负责人按时完成本岗位工作并按时将其工作成果上报给场内副导演； 统计各部门及分子公司表彰人员名单，统计好之后上报给场内副导演、秘书组及制片组； 统计各参会公司出席年会人员名单，统计好之后上报给场内副导演审核； 勘察会场之后制作场内座位布局图上报给场内副导演审批； 统计场内各岗位负责人所需物资上报给场内副导演审批通过后交物资采购； 统计场内预算上报给场内副导演审批； 年会会后的总结及改进方案填写； 当天会议效果评估调查及汇总； 场内副导演交办的其他事宜。 4.4场外各岗位职责 4.4.1场外副导演： 负责年会活动的场外工作，场外组织框架制定及修改，人员安排，需对场外工作组的业绩 承担领导责任； 需完成场外工作的策划、人员分工、各项流程制定、物资申报、组织执行、监督检查、总 结分享和整个活动的款项管理。 场外效果评估； 场外总结及改进建议； 执行导演安排的其他事项。 4.4.2场外副导演助理： 负责年会用餐工作及茶歇安排，保证不超预算； 负责全场摄影摄像工作（含大合影），保证每个分享、每个节目、每个颁奖都至少有一张 照片，要完成后期的加工制作； 场外总结及改进建议； 完成场外副导演安排的其他事项。 4.4.3接待服务专员： (各邀约部门委派专人负责） 年会活动的通知工作、制发场地路线图、车辆管理工作、签到工作、住宿餐饮工作、候场管理工作，入场管理工作、场外装饰和指引标识工作及场外的各项服务工作。 接待事项的总结及改进建议。 完成执行导演安排的其他事项； 4.5秘书组及制片组岗位职责 4.5.1秘书组长： 负责年会活动整体创意创新工作，使年会有新意有意义。与场内副导演配合完成场内工作。具体表现为：舞台灯光创意、表现形式创意、场内布景创意、节目及内容创意； 负责年会主持组工作。具体为：主持人的选拔确定、主持人服装、按照流程制作主持词串场 词。 4.5.2制片组长： 负责年会表彰单位的照片素材及先进标语的收集； 负责年会节目背景音视频素材的收集； 负责年会PPT的制作及播放； 会后总结及改进建议； 完成执行导演安排的其他事项。 4.6应急组岗位职责 4.6.1应急组长： 在总导演的领导下，具体负责实施年会现场安全监理工作，工作进度与执行情况及时与 执行导演汇报； 负责年会的安全与应急工作，需对年会安全工作承担主要领导责任，需完成各项流程； 负责配合场内、场外副导演进行年会安全准备，做好年会安全把控工作，确保年会顺利进 行； 年会安全工作方案，包括安全工作环节与内容的确定、安全专员的编制与配备及着装、与 酒店安全负责人的对接、现场安全设施与通道的查验、安全工作的执行与管理； 年会应急预案准备，突发应急事件的处理，包括制作年会安全预案（火灾、打架斗殴等引 发的混乱与踩踏，突发疾病的应急处理等）； 负责安全专员的分工与培训、突发现场的指挥与控制工作（疏散、逃生、制止、车辆调度 等）； 逃生应急图准备，制定逃生方案（图纸含电梯位置，消防栓位置以及逃生路线）派遣专人 进行应急处理和掌控工作； 负责会场安全制度整理，纪律要求公布，执行和监察工作； 会议效果安全组评估； 年会改进方案的填写； 完成执行导演交于的