办公自动化技术第1章绪论.pptxVIP

第1章绪论1.1 什么是办公自动化办公自动化（OA，Office Automation）是随着计算机技术、网络技术、通信技术和现代办公自动化设备的发展而发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，借助各种办公软件、硬件设备和计算机网络，把人们从繁琐、复杂的办公事务中解脱出来，从而提高处理办公业务的工作效率和工作质量，提高管理水平和决策水平，达到资源共享。办公自动化的发展方向是集成化、多媒体化、无纸化和智能化。1.1.1办公自动化技术的应用范围（1）文字处理（2）数据处理（3）图形图像和语音处理（4）网络技术应用1.1.2办公自动化的发展办公自动化在美国、日本等发达国家已经得到迅速的发展，并已达到成熟阶段。在20世纪80年代美国的政府机构就设置了文字处理系统和电子报表系统，就有约90%以上的政府机构用上了电子邮件系统，而后又增加了各种管理支持软件、文件查询和报表生成软件、数据库管理软件等。在我国办公自动化起步较晚，但发展速度很快。办公自动化的发展经历以下3个阶段：1．实现个体工作自动化由于微处理器速度和性能的不断提高，使个人电脑走向辉煌，为办公自动化创造了有利的硬件环境。操作系统的更新换代和办公软件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的功能，包括文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。这一时期的办公自动化系统划分为第一代办公自动化系统，它以个人电脑和办公软件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。2．实现工作流程自动化 随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化的内涵也发生了变化。自1982年美国国防部把TCP/IP协议作为网络标准正式生效以来，全世界越来越多的个人电脑联到了Internet上，扩展了办公自动化的功能，基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。1995年，IBM公司提出“以网络为中心的计算”模式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络为中心，以信息（或工作流）为主要处理内容的第二代办公自动化系统。 这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息。有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。3．以知识管理为核心 办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。在办公自动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。1.2实现办公自动化的条件 要实现日常办公自动化，要掌握常用办公软件的使用方法和操作技巧，掌握常用办公自动化设备的使用和维护，掌握常用工具软件的使用，掌握互联网的基本使用。 常用的办公软件主要有微软公司的Office 2010，它包括Word 2010、Excel 2010、Power Point 2010、Outlook2010等；金山软件公司的金山办公组合软件，主要包括金山文字处理、金山电子表格、金山电子幻灯、金山电子邮件、金山网页浏览等。本书以Office 2010为例，介绍常用办公软件的基本使用方法和操作技巧。 常用的办公自动化设备主要有打印机、复印机、传真机、扫描仪、数码相机等。本书将分别介绍它们的基本工作原理和使用方法。 常用的工具软件有压缩软件、下载软件等。本书主要介绍压缩软件Winzip、下载软件网际快车的使用方法。网络方面主要介绍Outlook2010、IE浏览器的使用方法和电子邮件管理等内容。1.3本课程的培养目标 学完本课程后，学生们将能掌握常用办公软件和硬件设备的基本使用方法和操作技巧，将能适应企事业单位不同岗位对操作人员、办公文员的要求。这也是高等职业教育各专业毕业生应具备的基本能力。学完本课程后，可参加劳动和社会保障部组织的“全国计算机及信息高新技术”考试，取得“办公软件”中级