第五章 会议现场管理教学文案.ppt

（七）新闻记者接待 大型的会议应该设有新闻记者接待站。 领取记者证、新闻报道稿和其他的材料 开幕式期间，应该有限定一些记者走动。 （八）安全保卫 会议布置之前和布置之后，都需要公安和保卫人员检查安全问题。 检查结束需要封闭会场。 为国家领导人设立专用通道 大会场入口安排工作人员和安全人员检查胸卡 （九）交通安排 主要为贵宾安排 会前组织者与当地交通部门协商制定行车路线，印制和发送参加开幕式的特殊车证 在开幕式前的工作完成之后，现场管理还有如下一些管理工作 欢迎会招待会 茶歇 欢送（闭幕）宴会 闭幕式 其他的社会活动。 据相关资料统计，销售人员的失败，80%的原因是因为留给客户的第一印象不好。也就是说，很多时候，在你还没开口介绍产品之前，客户就已经决定不与你进行进一步的沟通了。实际上所有客户的拒绝只有三种：第一是拒绝销售人员本身，第二是对你的公司或者是产品没有信心，第三是客户本身有问题。所以说，是否给客户留下良好的第一印象对于接下来的相互沟通很重要。消费者对销售人员的相貌仪表、风范及开场白十分敏感，销售人员应亲切礼貌、真诚务实，给消费者留下良好的第一印象，销售人员通过自己的亲和力引导客户对自己产品的注意与信任。 第一节 会议现场注册 第一印象与人的心情。第一印象是对不熟悉的社会知觉对象第一次接触后形成的印象。从第一印象所获得的主要是关于对方的表情、姿态、仪表、服饰、语言、眼神等方面的印象。它虽然零碎、肤浅，却非常重要。研究表明，初次见面的最初4分钟，是印象形成的关键期。  场地： 开阔、明亮、美观、快捷、周到、室内温度适宜 ①你的仪表——干净。美国有学者发现，职业形象较好的人，其工作的起始薪金比不大注意形象的人要高出8％—20％。 ②你的态度——自信。自信是人们对自己才干、能力、知识素质、性格修养，以及健康状况、相貌等的一种自我认同和自我肯定。心理学家指出，一个人要是走路时步履坚定，与人交谈时谈吐得体，说话时双目有神，目光正视对方，善用运用眼神交流，就会给人自信、可靠、积极向上的感觉。 ③你的开场白。——微笑。　 注册快捷服务要求： 1、注册材料齐全 2、让代表了解注册程序（注册前工作） 3、注册台位置安排流畅 4、注册台以及工作人员分工明确 （三）注册台的搭建 由标准展板搭建，分为两个区域 前区：可以分为不同职能的几个台：预先注册台、现场注册台、旅游台、补交款等。每个台的眉板上著名本台的职能 后区：工作间；堆放资料和文件的库房 二、注册分工 （一）预先注册（Pre-registration） 专门为那些在会前已经支付注册费的与会者服务台。由于大部分人与会者都会在会前注册，所以报到注册人数比较多。这个台要长，服务人员要多。有的按字母区域来分几个台或区。 根据估计注册人数安排工作人员。 主要工作就是核对确认信、发送资料袋等。 （二）现场注册（On-site registration） 会前没有注册或未缴注册费的与会者，到现场注册台注册和缴纳费用。 需要3，4位经验丰富的工作人员，最好有专业的财务人员。和外语人员 国内外的注册表要分开。 应急事项：托收汇票没有达到银行；信用卡拒付；没有支付银行代办费形成差额。 （三）旅游和票证服务（tour and ticket service） 安排处理补办或退还旅游、宴会、招待会等票务。 耐心和热情的工作人员和财务人员。 旅游台需要不断确认参加旅游的与会者的房间号码、旅游线路、所在的旅游团等等。 （四）领取会议文件（documents pick-up） 論文集、日程、參會須知以及禮品等。 凴票發放：相同的 不同的（需要簽名） 由於人數太多，資料巨大，所以需要安排較多人員裝包。 （五）会议专业学术服务（scientific information） 注意的問題（專業特殊的咨詢台）： 專業活動的咨詢 預先安排的報告時間要求改動 提出特殊的設備 專業的學術問題，不但需要英語水平很高的，懂得本專業學術的工作人員，還需要學術委員會和學術組來協同解決。 咨詢最多的是：分會場的位置和地點以及特殊的設備需求。 （六）會議管理組 总体管理，直接关系到会议工作的顺利运行。 数据库管理（完整和準確性）有效把這些數據及時準確傳遞到會議各機構。 工作进程和现场管理 1、 负责制定项目总体目标和阶段性目标和进度计划。目标一经确定，合理的分解并分配给工作人员。 2、 负责制定完善、科学的工作制度和工作流程，保障目标的实施。 3、 负责组织、协调、调动工作人员快速、高效的完成工作任务。 4、 负责及时发现问题、解决问题。 三、现场注册时间 1、会前注册时间？提前1-2天 2、每天什么时段注册？会议前的半小时 3、注册是否间断（午休）？ 4、注册结束时间？与闭幕式同时甚至稍晚 四、注册数