利用EXCEL开发电大考务信息管理软件.docxVIP

利用EXCEL开发电大考务信息管理软件 　　 教学质量是电大生存的生命线，考务管理工作则是电大教学质 量保障体系的重要组成部分，关系到开放教育工作的可持续发 展。近年来，惠东电大在订卷、考场编排方面，利用计算机数 据库查询技术和电子表格、编程技术，使用上级电大所提供的 考试安排信息、及本校所拥有的开课信息、重修重考数据，采 用流程化操作的方法，利用EXCEL办公软件开发考场编排辅助软 件，准确、方便、快捷地完成订卷和考场编排工作，通过该软 件辅助考务信息管理，实现了考务信息的准确性、严肃性、规 范性，为师生提供优质服务。现在将此软件的设计背景及设计 思想、主要特点在下文中加以讨论。 　　?1基层电大考务信息管理工作中的存在问题 　　 目前,各级电大统一使用中央电大开发的“广播电视大学教务管 理信息系统JWGLNET”(以下简称“教务管理系统”) ,“教务管理系统”具有很强的考试工作管理功能,可以实现考 试定义、考点管理、报考管理、考场编排等多项功能，我们在 电大考务管理过程中，发现教务系统所产生考场编号是随机的 ，而具体的考室号是固定的，“教务管理系统”中的逻辑考场 号与学校管理中的物理教室编号是无法对应的[1]。 　　 广播电视大学开设的专业多，各专业的课程也很多，概括起来 就是考生人数多、考生类别多、考场多、考试科目多[1]。为了 方便学员查询，考务管理机构仍须为每一场的考试指定好具体 的考室号，并整理出考场安排总表，这样才能方便考生考试和 监考人员组织考试，这里面包含了正考课程和重修重考课程， 考务管理人员必须思路清晰，周密安排，精心组织，才能使信 息传递顺畅，保证考试管理系统的高效、有序运行[2]。编制考 场安排总表的工作往往要耗费考务管理人员的大量时间和精力 。由于不少教务管理人员同时还兼任电大辅导教师，从教师的 专业发展角度来看，由于教务工作量大，大大分散了从事教学 工作的精力，不利于教师的专业发展。 　　?2突破传统思维研发考务软件 　　 针对以上考务管理存在的问题，经过分析研究，发现应用EXCEL 软件中的数据库查询功能和VBA程序设计功能，可整合出一套考 务数据处理及考场安排总表制作的计算机辅助管理方法，形成 实用的考务软件。 　　2.1利用EXCEL进行考务数据处理 　　数据库查询，又称DBQ?(data basequery)，在EXCEL电子表格软件中也有数据库查询功能，使 用Microsoft Query查询向导，可以连接到外部数据源，从那些外部数据源选 择数据，将该数据导入到工作表中，如图1。[3] 　　 利用EXCEL查询向导中，将中央电大的考试计划表和本校的开课 计划表，通过卷号信息进行连接，即可获得我们需要的数据， 即包含有考试日期、考试时间的本校考场安排/订卷数据。步骤 如下： 　　1）在EXCEL中将开课计划表及考试计划表另存为dbase 4(dbf)格式的数据表。 　　 2）利用EXCEL查询向导生成正考科目的考场安排、订卷信息表 。 　　首先，调用“数据”菜单的“新建数据库查询”命令。 　　图2导入外部数据-新建数据库查询 　　在弹出的对话框中选择数据源： 　　图3选择数据源 　　 在选择列对话框中，选择建立查询所需的数据，如考试计划表 中的所有列及开课计划表的班代码、班名称、人数、卷号（用 来与考试计划表关联）。 　　图4选择列 　　然后，出现下图对话框，点击“确定”。 　　图5对话框 　　出现下图，即查询设计窗口。 　　图6查询设计器 　　 接着，按照考试日期、时间、卷号、班代码排序，最后，将查 询的结果以数据方式返回到EXCEL中。 　　2.2利用EXCEL生成考场安排总表 　　 要快速地生成考试安排总表，首先我们要了解一下什么是VBA编 程技术。VBA是Ofice系列软件的内置编程语言，VBA的语法同VB 类似，但比VB增加了很多特有的函数和对象，这些函数、对象 是专门提供给用户使用的。当以Excel作为二次开发平台时，VB A编写的应用程序可以访问所有的Excel功能。[4] 　　 下面以一个例子说明VBA编程技术在考务管理中的应用，特别是 在提高EXCEL操作的速度上具有得天独厚的优势。例如，经过上 述数据库查询，返回EXCEL中的数据，即详细的考场安排数据， 如何将其改为考场安排总表呢？如图9所示，我们发现，报考数 据中有些行人数超过30人，受目前课室大小的限制，需要按30 人一批作为一间试室。我们需要用VBA编制一个小程序，将人数 超过30人的班级，例如第一行，52人，自动在下方插入一行， 然后按照30人、22人划分为两个试室。效果如图10。 　　编写的EXCEL?VBA程序如下： 　　Public?Sub?tianchong() 　　Dim?i?As?Integer