新编秘书理论与实务项目七 商务活动管理.ppt

任务四 签约仪式安排与组织 二、签约仪式的程序(1)签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。 (2)签字人正式签署合同文本。通常的做法是首先签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的合同文本。按惯例，每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时应当名列首位。因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法，在礼仪上称为“轮换制”。它的含义是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等、各方平等。(3)签字人正式交换已签署的合同文本。此时，各方签字人应热烈握手、互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔以志纪念。全场人员应鼓掌表示祝贺。 任务四 签约仪式安排与组织 (4)共饮香槟酒互相道贺。交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人可当场干上一杯香槟酒，这是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。 任务一 会见与会谈的座位安排 (6)客人到达时，主人在门口迎候。可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅门口迎候。如果主人不到大楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。如有合影，宜安排在宾主握手之后，合影后再入座。会见结束时，主人应送至车前或门口握别，目送客人离去后再回室内。(7)领导人之间的会见或是会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访，也只是在正式谈话开始前采访几分钟，然后统统离开。谈话过程中，旁人不要随意进出。(8)会见时招待用的饮料各国不一。我国一般只备茶水，夏天加冷饮。会谈如时间过长，可适当上咖啡或红茶。 任务一 会见与会谈的座位安排 任务实施 根据会谈座位应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边，涉外会见还应有译员，秘书小杨可以按下图排定公司本次会谈的座位。 任务一 会见与会谈的座位安排 合影图一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。秘书小杨可以按如下图示安排： 任务二 新闻发布会组织 任务情境 星河天然食品饮品公司新开发的软包装野生苹果汁已通过产品鉴定，获省卫生防疫站颁发的食品卫生许可证和中国营养学会的认证证书并已注册“星河爱普洱”商标。拟于11月18日（“要要要发”）上午10:00在星河大厦16楼会展中心举办为时45分钟的“星河爱普洱野生苹果饮品闪亮上市新闻发布会”。公司CEO金总向秘书小范交办了策划、筹备和操办此次新闻发布会的任务。金总要求会议规模在100人左右，要邀请各有关方面（哪些方面？由小范考虑）来宾和驻省会十大新闻单位的记者以及业内同行光临会议。会上，一是要宣读鉴定结论、许可证、注册文书；二是由金总发布“星河爱普洱”大量上市的新闻并作简明扼要的推介；三是请有关鉴定、监督方面的代表（嘉宾）一人讲话；四是请来宾代表（嘉宾）一人致贺；五是金总回答新闻界朋友的提问。 任务二 新闻发布会组织 会上还要散发新产品宣传材料，在会场内外派送6 666盒软包装“星河爱普洱”。 思考：秘书小范应如何协助领导组织此次新闻发布会？ 任务二 新闻发布会组织 任务分析一、新闻发布会概述1.新闻发布会的含义、类型及目的(1)发布和展示新产品、新技术、新成果，抢占市场先机和科学技术研究的制高点。(2)介绍即将举行的重要活动的设想、筹备、进展等情况，为活动的正式举行做舆论准备。(3)通报组织内部发生的重大事件，并说明真相、澄清事实，介绍解决问题的办法，防止不实报道和流言对组织可能造成的损害。 (4)发布组织将要采取的重大行动和计划。 2.新闻发布会的礼仪程序 它的程序主要是：宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记者问→宣布结束→ 提示会后安排 任务二 新闻发布会组织 二、新闻发布会的准备工作1.确定被邀请记者的范围2.确定时间和场所3.确定主持人和发言人4.准备发言材料和布置会场(1)定期召开的发布会可以在固定地点、会场举行。(2)小型发布会，会场桌子可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。 (3)大中型发布会可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应