文件分类及编码细则.docVIP

精品文档 . 版本状态 修改顺序号 修订记事 更改生效时间 更改实施人 批准人 修改记录： 目的：为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。 适用范围：公司所有管理类文件。 定义： 无。 职责： 序号 部门/岗位名称 职责概要 1 总经办文控中心 负责公司文件编号，受控管理。 2 公司各部门 负责向总经办文控中心提报本部门新建、修改、作废文件。 程序: 5.1公司文件分为四级，一级管理手册，二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。 如图1： 管理手册 程序文件 图1： 作业指导书 制度 记录 表单 5.2公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。 5.3文件编号规则： 5.3.1一级文件的编码 　　　□□-□□-□□□□　 年代号 第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数 QMOEnM:质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写 5.3.2 二级文件的编码 □□-□□.□□-□□□□ 　　　　　　　　　　　　　　　　　 年代号 后2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号 前2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号 　 P:程序Procedure的缩写 5.3.3三级文件的编码： □□ -□□□□ -□□□□ 年代号 流水号（4位） 文件所属职能缩写 5.3.4四级管理类文件的编码： B-□□□□ 流水号（4位） 表单首字母简写 5.3.5三、四级文件编码说明： 序号 文件所属职能 编码简称 流水号 备注 1 销售 XS 0101——0999 说明： 各号段前**01—*299均为综合号段，不区分产品； 各号段*300—*599均为陶瓷产品号段； 各号段*600—*899均为卫浴产品号段； 各号段*900—*999均为备用号段。 2 研发 YF 1001——1999 3 技术 JS 2001——2999 4 采购 CG 3001——3999 5 质量 ZL 4001——4999 7 生产 SC 5001——5999 8 仓储物流 CC 6001——6999 9 人力资源 RL 7001——7999 10 行政 XZ 8001——8999 11 财务 CW 9001——9999 5.4以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/报告/通报/公告/公函等） 以公司名义的策略发文，用“ [策]字××××年[××]号”；取号：总经办文控中心 以公司名义的人事任免发文，用“ [人]字××××年[××]号”；取号：人力资源部 5.5外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。 5.6技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM、企业标准等）。 5.7文件的版本： 5.7.1文件的版本用A、B、C……表示。 5.7.2当内容经多次修订后视需要重新更换版本。 5.7.3外来文件的版本依外来文件原订的版本/生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。 5.8各部门现场使用的文件均需为受控有效版本，总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2分/次的乐捐。 5.9本制度由总经办文控中心维护，各部门互相监督执行。 6、相关文件: 序号 文件编号 文件名称 文件存在形式 1 《文件控制程序》 2 《记录控制程序》 相关记录:无 8．发放范围 序号 部门名称 序号 部门名称 1 管理者代表 3 2 各部门 4