档案管理及保护.ppt

保存光盘应注意： 1、控制温湿度。低温干燥、恒温恒湿的环境，最适合光盘的长期保存。保存的温度14－24℃，波动范围小于±2℃，相对湿度45－60％，波动范围小于±5％。 2、减少使用。至少2套，一套使用，一套封存。 3、保持库房洁净无尘。 （1）中华人民共和国形成的档案 （2）中华人民共和国成立前各个历史时期的档案： ①革命历史档案；②旧政权档案。 ▲2、全宗：是由一个独立的机关、社会组织或个人在社会活动中形成的全部档案。 如一个行政机关在其工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案就是一个全宗。它包括：文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、业务档案、声像档案和实物档案等。 档案必须按全宗进行整理，因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，系统地反映了这个机关或人物的历史面貌和发展变化过程，是一个不可分割的有机整体，是国家档案全宗的基本单位，也是档案馆保管档案的基本单位。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混在一起。 ▲3、立档单位：形成全宗的机关、社会组织或个人称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的条件： （1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文，即有行文权； （2）是一个独立的经济核算单位，自身可以编造预算或财务计划，即有财权; （3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 上述三个条件是统一的，互相联系的，但最基本的是行文权。 第二节 档案的保管与保护 P230　　 档案的保管与保护是为最大限度地延长档案的寿命，从而更好地提供利用。 一、档案保管与保护工作的含义与要求 （一）含义 档案的保管，是指根据档案的成份和状况所采取的存放和保护措施。主要包括三个方面： 档案的库房管理，即对库房内档案科学管理的日常工作。 档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般安全防护。 保护档案的技术措施。 档案的保护是保护档案的专门措施，是一项为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理工作。 档案保管与保护工作的任务：防治档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。 档案损毁的原因有两个： 1、人为因素。由于政治斗争或其他各种原因，对档案进行有计划、有意识的破坏；由于档案工作人员或利用档案的人员无意（疏忽大意或管理使用不善）造成的损毁；在档案管理和使用过程中不可避免的磨损。 2、自然因素的损毁。 内在因素，档案本身制成材料，如纸张、胶片、光盘等载体材料和字迹材料及其他附着材料，这些因素的变化会直接影响档案的寿命。 外在因素，即档案所处的环境和保管档案的条件，如不适的温温度、尘土、光等因素对档案的破坏。 （二）要求 1、档案保管工作的基本要求： (1)账物相符。档案室所藏实体与档案目录要相吻合，档案的收进、移出、保存、销毁、展出等都必须有严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案不丢失。 (2)突出重点，兼顾一般。对所藏永久或重要单位的档案给予重点保管，使其处于最安全、最保险的环境之中。 (3)立足长远，保证当前。处理好“管”与“用”的关系。 2、档案保护工作的要求： (1)满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命。 (2)以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案损毁，一旦受损，要及时进行妥善治理。 二、档案的保管 涉及两个方面：保管档案的物质条件和对档案的日常管理。 物质条件：档案库房、库房设备(防火防盗监控、空调、吸湿、加湿等)、档案装具(档案柜、密集架)、档案包装(卷皮、卷盒)材料。 ▲档案库房管理 （一）档案库房的温湿度要求（14-24℃,45-60%） （二）档案库房的温湿度的调节: 1、降温 2、减湿 3、加湿 （三）档案“九防”要求和措施 “九防”要求：防火、防盗、防潮、防光、防高温、防鼠、防虫、防尘、防污染。 “九防”措施： 档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，库房电器禁用明线。日常保管中要放置灭火器（干粉或1211）档案人员要了解其性能并能熟练使用。 档案库房应有防盗措施，一般库房要加防盗门窗。 档案库房应配备空调。 湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮济。 档案库房窗子要挂窗帘，防止阳光直接射入库房内；库房照明装置应使用白炽灯，避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。 为了防止鼠害，应定期检查并投放灭鼠药。 档案柜架应经常放置防虫药，以防止害虫破坏档案。 为防止灰尘对档案的损害，库房最好加双层窗，同时用吸尘器及时吸除柜架上的灰尘。 为防止有害气体对档案的侵害，必要时密闭档案库房门窗，设置过渡间。 （四）档案柜架的排列 1、排列一致，横竖成行，如有大小不一的柜架，应适当分类，尽可能做到整齐一致。 2、有窗库房柜架的排列应与门