秘书基础 会议组织与管理.pptxVIP

;秘书做些什么; 第二章 会议组织与管理 ;教学目的;教学的重点与难点;2.1 会议概述 2.1.1 会议的功能 看了秘书与会议案例后，想一想以下问题： （1）会议的功能是什么？ （2）会议的种类有哪些？ （3）秘书与会议有何关系？; （1）会议的含义 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。 会议特征：2人以上、有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导、目的是议事，解决问题 （2）会议的功能 1.信息交流 2. 发扬民主 3. 科学决策 4. 检查监督 5. 沟通协调 6. 树立权威 附属功能 ;（3）会议的要素;（4）会议的类型;（4）秘书工作会议的内容; （1）会议的含义是什么？ （2）说说会议有什么功能作用？ （3）投票箱属于会议的什么要素？ （4）某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议是什么会议？ ;2.2会议准备工作 （1）看了会务工作案例后，你认为应该怎样做好会前的准备工作？ （2）什么是会议的议程与日程？ （3）如何发送会议通知？ （4）怎么样布置会场？ （5）常见的会议文件有哪些？ ; 2.2.1 会议策划方案设计 1.会议策划书的一般内容 （1）会议的目标、指导思想和会议名称。 （2）会议的议题、议程和日程安排。 （3）邀请的领导、贵宾，出席和列席会议的人员，会议的规模。 （4）会议的时间。 （5）会场的地址、规格及布置要求。 （6）会议组织机构，如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等。 ;（7）会议的方式和技术手段。 （8）会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。 （9）会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻 稿件等。 （10）会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。 （11）其他应当说明的事项。;2.会议策划程序;2.2.2 会议议程与日程安排 1.会议议程的内容 ;2.会议日程的内容; （1）会议策划书的一般包括哪些内容？ （2）会议议程和日程的有什么作用 ？ （3）议程和日程有什么联系？ （4）请你拟写一卡片式会议通知。 （5）如何安排主席台坐位？ （6）会议主题文书有哪些？ ;2.2.3会议通知 1.会议通知的内容。 （1）会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。 （2）会议相关材料。 （3）回复时需要的信封、邮票等。 （4）有关票证。 （5）会议地点、交通工具、线路等。 ;2．发送会议通知的方法;3．发送会议通知的程序;2.2.4 会场选择及布置 ; ;2．布置会场和安排座次 （1）会场整体布局的要求。 ①庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。 ②会场的整体布局要和谐。 ③中大型会场要有一个绝对的中心，多采用半圆形、方形的形式，以突出主持人和发言人；中大型会场还要注意进、退场的方便。 ④小型会场要注意布置的集中和方便。 （2）会场的布局形式。 ;（3）主席台的座次安排。;（4）场内其他人员的座次安排。;2.2.5 会议文件的准备 ;2．准备会议文件的程序;2.2.6 会务工作分工