线下活动操作手册090522.pptVIP

线下活动操作手册 仅供易车网内部使用交流 活动策划方案 人员邀请 进度跟踪 活动专题页面建设 制作物准备 现场环境布置 现场内容安排及流程设计 现场分工 前期准备 活动进行中 活动总结 活动策划方案 活动背景 为什么要做此活动？ 行业背景 公司目前状态背景 活动目标 对易车网品牌的目标 对推广产品的目标 传播受众目标 活动 key message 需要通过活动传递给媒体、用户、客户的核心信息 活动描述 活动时间 活动执行时间/推广时间 活动地点 活动主题：要清晰，易于传播 活动议程 拟邀请人员 嘉宾（厂商、客户、经销商） 媒体记者 来宾（合作伙伴、代理商） 活动策划方案 活动流程举例 领取资料 进一步 活动 游戏 活动 产品 体验 现场 邀请 用户 报名 问答 抽奖 颁奖 活动策划方案 前期需要准备工作的清单（按照活动流程确定前期准备工作） 场地/用餐/费用 签到 人员邀请 签到所需资料制作 签到程序设计 VIP签到工作 展示区 内容/设计/工作人员培训 主活动现场 内容/设计/嘉宾/流程/仪式 活动策划方案 时间、分工表 时间要有明确的开始与截至时间 人员分工特别是（跨集团、跨部门、跨地区）的人员分工要特别注明相关职责 对于各项工作要有明确的负责人 预算表 活动策划方案 场地确定 根据活动规模选择适合的场地。 与场地签定合作。 人员邀请 普通来宾确定到场人数，及各部门邀请人数 邀请方式 电子邀请函（提前3-4周） 电话确认（提前2-3周） 邮寄最终邀请函和签到条形卡（提前1-2周） 如果邀请人员大都是新客户，可以委托第三方数据库进行邀请。 VIP邀请 与对方确定是否开车，是否需要停车位 是否需要用餐 是否有陪同 如需要讲话，需要确定讲话内容。 进度跟踪 活动启动开始之后，需要有机制保证进度正常。 邮件组：把所有与活动相关的人员建立一个专门的邮件组，以便信息及时共享 例会：根据准备时间的长短和规模，定期召开例会。各项目负责人通报项目进展和问题，以便统一协调解决。 根据时间表跟进进度，每次例会之后更新时间表。 活动专题页面建设 活动宣传专题，是利用易车自身资源宣传活动。 上线时间可以预先上线，也可以当天上线。 专题页面上内容：活动介绍（时间、地点、参加人员、宗旨、演讲嘉宾介绍、日程安排）、也可以利用专题页面进行参加人员招募、预留出媒体报道文章区域、链接到相关产品页面。 上线制作流程： 提前4周向UE提交MRD（市场部MRD规范） 制作页面上线测试 申请广告资源 制作物准备 根据预定参加人员确定制作物数量。 实际到场人数通常是邀请人数的40%，所以邀请函要制作多一些，但其他制作物按照计划人数制作。 制作物包括 会议资料 礼品 工作人员服装 VIP服装 制作物需求按照公司采购流程，向采购部提出需求，由采购部进行选择比价下单。 所有制作物设计必须经过UE创意设计部签字认可，才能制作。 现场环境布置 展区设计 内容：凡是涉及到产品介绍、数据等内容必须由产品部门认可签字同意。 设计：所有设计必须符合公司VI要求，并得到UE创意设计部签字认可。 主会场设计 体现会议主题 符合公司VI标准 所有设计必须得到UE创意设计部签字认可 分会场设计 分会场需要延续主会场的总体设计风格 明确体现分会场主题 符合公司VI标准 所有设计必须得到UE创意设计部签字认可 内容必须由需求部门签字认可 在会场的入口、会场路径上都要有明确的指示标志。 如果活动规模较大，需要在会场显著位置排放会场平面图指示。 现场内容安排及流程设计 现场流程设计必须符合大会所要传达信息的目标。 所有人员讲话需要提前安排、沟通，使每个演讲者都明确自己演讲内容在整体大会中的位置和作用。 整场活动可以通过统一的视频格调贯穿，以保证活动的整体性。 演讲者使用的PPT模板统一。 视频资料准备 视频是贯穿整体活动的线索，也是统一活动整体格调的工具。 活动要有开场视频及结束视频。 中间穿插的视频要与活动整体格调协调。可以制作片头或片尾加在短片前后。 视频制作流程： 确定视频制作内容，向UE创意设计部提需求 邀请视频拍摄嘉宾 进行拍摄、制作 配音 审片 现场分工表 主会场 分会场 展示区 签到台 秘书处/物品清单 现场人员工作手册 活动进行中 活动总结 前期准备 现场分工表 现场分工表 每项工作落实到个人，每个区域有一个负责人。 现场只有一个总控制人员，全场活动必须按照计划进行，如果有紧急情况需要变更计划，必须由总控制人下指令。 现场分工表的时间必须是精确到分钟。注明每个工作人员的职责、工作完成标准。 详见rundown 主会场 主会场有一个总控制负责人，开场、进度都由总控制负责人掌握。 主会场需要有舞台监督人，控制