A0105-03-2015 物资资料档案管理规定.docVIP

中国电力建设工程咨询有限公司 中国电力工程顾问集团华东电力设计院有限公司 宿州钱营孜2×350MW低热值煤发电工程 总承包项目部标准 PS/LHT.QYZ-A0105-03-2015 第一部分 项目建设管理制度 第五卷 物资管理 第三册 物资资料档案管理规定 2015-12-01 发布 2015-12-01 实施 宿州钱营孜2×350MW低热值煤发电工程 总承包项目部 发布  物资资料档案管理规定 批准：李 兵、许金明 审核：齐志利 编写：张国利、苗 辉、岳新宇、潘 庆 目 次 1 目的 2 范围 3 规范性引用文件 4 职责 5 内容和要求 宿州钱营孜2×350MW低热值煤发电工程总承包项目部 物资资料档案管理规定 修改状态：0页码： PAGE 2/2 本文件知识产权为中国电力建设工程咨询有限公司和中国电力工程顾问集团华东电力设计院有限公司 共同所有，任何单位或个人未经许可不得复制和使用，违者将被追究法律责任 物资资料档案管理规定 目的 为规范物资管理过程中合同、单据、报表、设备、材料开箱资料等的保存和管理，确保物资资料及时完整的归档和移交，特制定本规定。 范围 本规定适用于宿州钱营孜2×350MW低热值煤发电工程总承包项目对物资管理过程中产生各种资料在保管、传递以及归档过程的控制。 规范性引用文件 原水利电力部物资局《仓储管理》 《质量管理体系 基础和术语》GB/T19000-2008 职责 4.1 总承包项目部设备材料采管部负责对物资管理过程中产生的合同、单据、报表等资料的保存和管理，并及时将需要归档的资料移交总承包项目部档案室。 4.2 总承包项目部档案室在设备开箱验收时应同时到场，负责设备随机资料的收集、编排和归档。 内容和要求 5.1 物资资料的内容 物资资料主要是指在物资管理过程中形成的文件（包括设备、材料采购的商务和技术招投标文件、评审意见以及最终形成的合同等）、设备图纸、资料，仓库管理过程中形成的各种单据、表格，工程建设中有关设备、材料的催交、到货、消缺、服务等事务处理的过程文件。 5.2 物资资料的管理 5.2.1 对于由设备材料采管部在设备、材料采购过程中形成的文件（包括设备、材料采购的商务和技术文件、评审意见以及最终形成的合同等），由设备材料采管部直接与总承包项目部档案室交接。档案室统一保管合同及合同附件。 5.2.2 设备分包商邮寄的设备、材料的资料（包括说明书、图纸、装箱清单、出厂检验报告、合格证等），由设备材料采管部转交总承包项目部档案室；随车带至现场的设备、材料的资料（包括说明书、图纸、装箱清单、出厂检验报告、合格证等），由档案室在设备开箱验收时直接在现场收集。档案室负责所收集资料的整理、归档和保管，并按照需要下发到相关部门和单位。 5.2.3如资料种类或数量与合同要求不符，档案室应将情况及时反馈设备材料采管部，由设备材料采管部通知设备分包商尽快补齐。 5.2.4 到场设备在验收、入库、出库、退库等过程中需办理的各种单据，由设备材料采管部组织各相关单位、部门办理。形成的文件资料交设备材料采管部保管。设备材料采管部按需要将原件或复印件交由相关部门处理或保存。 5.2.5 有关设备、材料的催交、到货、消缺、服务等事务处理过程的传真、信函均由设备材料采管部统一保管。 5.2.6 在物资管理过程中产生的各种报表、纪要和文件等资料，由设备材料采管部汇总整理，并按照总承包项目部要求发到各单位、部门。