办公室日常工作明细表.docVIP

办公室日常工作明细表 序号 工作职责 工作范围 完善管理 1 掌握行业信息、政策，向领导提供相应资料。 与市物业协会联系、沟通； 与政府物管部门联系、沟通； 与房屋主管部门联系、沟通； 与市其他同行业联系、沟通。 建立顺畅的联系、沟通渠道； 订阅物业相关书刊、杂志； 从网络上收集相关信息、政策。 2 协助经理制订有关公司发展计划和措施。 1.为企业发展出谋划策 2.当好公司领导参谋 1.扎实做好办公室的基础工作 2.适应新形势，挖掘思路 3.收集领导决案前所必需的信息，提出可供参考的建议和办法。 3 负责拟定起草公司行政人事方面的公文 1.草拟公司常用公文 2.草拟公司人事行政管理方面的制度和相关文件。 1.行文格式管理要规范 2.要注意密级和阅读范围 4 制定、完善和落实各种规章制度，促进公司各项管理工作和规范化管理 1.负责公司 各部门规章制度和人员岗位的职责编制管理工作 2.负责督促、检查各项制度、职责执行和落实情况 1.逐步制定和完善公司各种规章制度和细则 2.检查、督促各部门履行岗位职责 3.实行季月和年度考核 5 负责公司各类文件的资料打印和复印、传真，做好文件的收发流传和跟踪工作，确保与集团公司的信息传递 1.及时无误做公司内外文件的收发，拟办和流转工作 2.准确无误的传递集团公司公文和信息 3.跟踪办结，及时归案 严格执行文书处理的基本原则，及时、准确、安全、保密。 6 负责日常行政接待和会务安排以及行政后勤管理 1.负责上报或来访客人的接待、登记工作 2.各种会务的安排 3.负责行政后勤总务管理工作 1.熟练掌握工作程序，根据事实情况选择适当的接待形式 2.熟知会议组织管理流程工作，会中的服务和会议记录及总结工作 3.拟定公司行政办公制度和细则以及食堂的管理办法 7 负责公司文件、资料、档案、计划和资产管理 1.制定公司的年度工作计划和月季度采购计划 2.收集完善各种资料 3.建立健全档案和资产的管理办法 1.建立健全各部门的月工作计划报表 2.建立完善各部门的月报物资申购 3.收集、整理各类物业管理知识资料 4.不断完善档案管理，便于保管和调阅 5.对仓库物资和公司资产进行严格的管理建立档案管理 8 负责公司对外管理和公司宣传工作 1.负责公司对外工作的宣传和策划工作 2.保持和多家广告公司媒体的联系 1.建立传媒和公司之间的沟通渠道 2.及时的采集公司有关新闻，通过报纸或电视等媒体方式进行宣传 9 负责公司交通、通讯设施管理，负责报刊及书籍的订购 1.公司配备的相关交通工具的所属人员管理 2.公司的电话、传真管理 3.公司物业知识书籍及培训教材的采购 1.确保公司的公用交通工工具完好无损 2.公司的通讯工具要严格管理 3.建立书籍的入库和出库工作 10 妥善保管公司的各种印章正确使用 负责公司的公章、物业管理处章、合同章、发票专用章等管理工作 1确保印章所属的管理人 2.制定印章使用登记审批表 11 负责公司人员招聘、录用、合同签订、社保办理的档案的管理和人员解除、辞职手续的办理工作 1掌握公司发展形势，及时的为公司招兵买马 2.公司新进、辞职人员的手续正确办理和在职人员的妥善档案管理 1..根据公司发展需要，定期的去人才市场预订展位，同时尽可能的参加社会一些大型招聘会招纳物业所需人才 2.做好公司所有人员的入职资料和档案管理 12 参与公司的薪资管理，做好公司人员的上班期间考勤 1负责监督公司人员的每天的上班打卡考勤，定期的抽查员工打卡情况 2.月底配合财务部提前做好人员工资表 1.定期的向公司领导汇报公司人员每月打卡情况 2.严格的按照集团公司要求做好每月考勤表、工资表并交与财务部审核 13 制定员工病假、事假、婚丧假的考勤制度，合理安排公司法定节假日人员值班 1.掌握公司在职人员上班期间的流动去向和请假事由 2.制定法定假日人员排班表 1.建立公司请假审批流程表 2.严格按照国家规定制定公司的婚丧假期制度 3.合理安排公司法定假日内公司人员的值班