外贸团队建设的建议.docVIP

最后是个人对未来外贸团队的初步构想：?? 1.?前期准备? .人员配备：业务员?财务/代理（货款查收、单证、运输、核销、退税）质检?.建立完善的新人培训机制，从产品知识、市场情形等到平台操作、业务技能等?.样品展厅：接待客户来访时?便于客户短时间内直观、全面地了解公司产品?.企业邮箱：提升企业形象?便于管理? .CRM系统：对客户管理更加系统、专业、高效?避免因员工离职而带来的客户流失等等? ??????????（个人推荐-浙大恩特系统：软件1.5W（5个用户）终身使用?另需购 买服务器一台?2-4G内存500G硬盘预计7K左右?次年开始收取服务费1.5K/年?售后：a.?系统升级?b.?远程维护?c.?上门服务）? ? 2.?工作流程? .报价：分为初步报价和正式报价；初步了解客户需求，按需报价；待最后产品细节、贸易条款、包装、运输等等谈妥后，做正式报价，即?Performa?Invoice?给客户。?PI必须包含生产要求细节（（后续流程）-上交审批-发给客户确认-支付定金或开信用证）? .生产单：收到客户定金或信用证原件后，根据客户要求出相应生产单到生产部门? .验货：生产结束后，公司须安排自我验货，确保货物数量、质量符合客户要求? 若客户要求亲自到访验货?或者?指定验货人员验货，则让客户提前预约时间，同时与公司相关部门协调、安排，务必给客户/客户指定人员留下满意的印象? .出货：与货代、公司相关部门沟通，约定好时间等?.报关单证：因公司暂无报关员，这部分工作交代理?.商检：（不知特种玻璃是否为国家要求商检类目，若需要商检则联系代理处理或公司相关负责部门）?.报关：联系代理? .出口收汇：待与财务进一步确认。前期若不便接收外汇，可与阿里巴巴旗下代理合作，负责公司收汇、核销、退税等等? .客户清关单证：必须确保PL、CI、BL以及制定原产地证等单单一致，避免给客户清关造成麻烦甚至损失?.所有单据扫描存档?? 3.?外贸业务部门的工作要求? .公司新产品或者客户订单生产出的精美成品（客户允许），须拍照留作网站推广用?所有照片处理为统一格式和尺寸? .完整统一的产品报价单，价格须包括工厂交货价及广州离岸价；主管须有上下浮动允许范围，确保在面对面、电话洽谈合作场合中的灵活性，把握主动权，把握时机促成交易? .公司有专有电话线及传真线给外贸团队，?配备打印复印扫描一体机?.外贸所有成员必须当天工作当天完成，所有资料必须分门别类整理?.订单确保按合同要求，按质、按量交货，这一点其他部门必须处理到位? .上班时间私人/私事(紧急事件除外)电话一天不得超过两次?每次不得超过2分钟? .外贸办公区域禁烟，上班时间不得闲聊?? 4.?外贸部门的相关贸易问题?.?通常报价为FOB广州价，若客户要求CNF或CIF报价，须根据相关费用另行核算?? ．打样? 样品单：A、量小现货?由客户支付运费?我方免费提供样品? B、样品定制?客户承担成本费用+运费；?若因我方缘故?样品未达到客 户要求?第二次可免费制样?且运费由我方承担；若因客户方提出新的方案要求制样?则按首次制样操作（若客户不同意且僵持不下?则承诺正式下单时?可在总货款中返还第二次的制样费用）? ? ．合同/PI?一旦签署或成交?严格按照双方共同约定执行? A．客户依据PI付款?则PI为实际合同?因此PI必须包含买卖双方公司名称?联系方式、联系人?产品型号/规格?单价?数量?包装?运输?交货期?贸易条款?支付方式?受益人?生产要求?等等?提交审核?审核通过再发给客户确认?若有审核不通过处?则与客户协商修改? B.?签署由我方提供的合同?注意核对好价格、数量、产品要求、交货时间等?C.?不轻易签署由客户提供的合同?注意检查有无不合理条款?再请示上级?? ．付款方式（外汇若公司目前不能接收，过渡阶段先找代理）?现金付款?（数额低于2万美金）?前T/T??即期L/C?西联收到定金/信用证正本安排生产?收到尾款发货?有特殊情况/要求，须向上级申请。另外，如果是信用证收款，必须做好审单工作，确保单单一致，以免因个人工作疏忽而造成公司损失。?? 因对公司实际的外贸情况了解非常有限，关于未来外贸团队的建设，以上仅为个人的初步构想，希望各级领导能给予多方支持，丰富、完善未来外贸团队的建设方案。??