【2019年整理】归档文件整理规则.pptVIP

归档文件整理规则;基本概念;第一 归档文件的整理单位与装订;;§3.文件装订：归档文件材料修裱完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体最终确定“件”的形态，同时页可以起到固定文件页次，防止文件纸张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。 一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉本在前，少数民族文本在后。不同文字文本，中文在前，外文在后；有文件处理单的可放在被处理文件的前面。这样可以作为首页加归档章。从而更好的保护正本的原貌。 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 装订方法：采用左上角装订的应将左上侧对;齐。 装订用品：装订材料应符合档案保护要求，我省统一线装的方法。使用缝纫机在文件左上角扎边。;第二 归档文件的分类; §1.年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。同一年度文件材料放在一起，不和其他年度相混淆。 §2.机构（问题）分类法：在制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。 a）、机构分类法：将归档文件按其产生和承办的部门分开，不和其他部门相混淆。一般来说有一个机构就分一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机构序列表的规定或习惯上的顺序排列。 ; ①采用机构分类法，原则上哪个机构产生或办理的文件就归入哪个机构的类别中。对于几个机构共同处理的文件，有主办机构应归入主办机构。 ②机关内设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归入该临时机构。 b)、问题分类法：就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。 问题分类法的主观性较强，应慎???采用，特别是不要打乱组织机构而先按问题分类。;§3.保管期限分类法：保管期限分类法是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类，分成永久、30年、10年三个类别。采用保管期限分类法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。 §4.复式分类法与分类方案：在机关档案的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类法是不能解决问题的。当多次分类法结合使用时，称之为复式分类法。《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合称多种复式分类法。;第三 归档文件的排列; 件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目归档文件之间的有机联系，方便检索利用。 归档文件的排列： ①类目内：按事由。 ②事由间：先全的先归。 ③事由内：按时间。 ④插件：有两种方法：可与原事由中的一份文件合并，也可排在这一类的最后。 ⑤不同类目间的排列：不同类目的文件排列一般按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列。 §2.排列方法：在分类方案的最低一级类目内，按事由、结合时间重要程度排列。 ; 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 一般情况下，同一事由的归档文件应在事由办理完毕后收集齐全，然后再进行整理，以保证排列、编号后同一事由的文件排再一起。对部分文件的处理，应充分考虑“同一事由齐全完整”这一前提，不要“先来的先整”，而应“先全的先整”。如怕文件丢失，可用铅笔先编件号，待年终再用钢笔确定下来。 事由：可以是指一件具体的事，一个具体的问题，或一段紧密的工作过程等。如申请一项拨款、任命一名干部；而问题则是指一类相同性质的事情，如机关党务工作、财务工作、人事工作等。 ;第四 归档文件的编号; 一、必选项 1）件号：件号即文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。此时编制的排列顺序号为室编件号。 室编件号：即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 2）全宗号：是档案馆在其接收范围内各立档单位新编制的代号，填写此项是便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行区别管理。 3）年度：指文件的形成年度，填写时应采用公元纪年的4位阿拉伯数字表示。如1998，不能写98 4）保管期限：写简称和代码。永