电子文件归档与整理规范.docVIP

电子文件归档与整理规范 1 总则 1.1 为了规范工程归档文件电子版本的制作，提高工程档案的信息化水平，根据《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发［2002］8号）的要求，以及大唐集团和大唐国际对工程文件电子版本制作的规定，特制定本规范。 1.2 本规范适用于彭水水电站工程归档文件电子版本的制作。设备文件的电子版制作也参照本标准。 2 释义 2.1“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。 2.2文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。本标准中所指的文件路径是绝对路径。（简称：路径） 2.3 纸质目录：即最终以纸质形式存在并发挥作用的目录，分为档案移交目录和卷内目录。 2.4纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD表格，其内容和纸质目录内容完全一样。 2.5电子目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每个单元格为一个字段，每个字段反映案卷（文件）的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷（文件）的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。 3 电子文件的归档范围 按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。 4 电子文件的制作 4.1凡是内容含手写文字或加盖公章的工程文件，其电子文件均要求为扫描件。采用电子签章的电子文件，若被写保护或进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。 4.2案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。 4.3电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于200dpi；除大于A3幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。 4.4电子文件（竣工图除外），以“件”为单位制作成pdf格式；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成jpg格式。设备图纸通常要求归档可编辑的CAD格式电子版，但要求加盖竣工图章的设备竣工图，则在此基础上要求归档竣工图扫描件。 4.5电子文件的内容和排序必须和纸质文件完全一致，每页都要一一对应，制作时不得出现漏页、增页和错乱组件的现象。 4.6 A4页面的扫描件单页大小不得超过200K，过大的电子文件必须用软件进行缩小处理。缩小文件的原则是在保证页面清晰可辨的前提下尽量缩到最小 5 电子文件的整理 5.1依据《中国大唐集团公司水电企业档案分类表（6－9大类）》在计算机里建立文件路径，用以存放电子文件。 先以工程名称(单位工程或合同工程)为名建立一个文件夹（以下简称根文件夹），在其下以项目代号（彭水水电站项目代号：公用部分－1000、机组部分1001～1005）命名，建立子文件夹，再在其下以类目（第四级类目）为名建立子文件夹，再往下建立代表案卷的文件夹，并以档号的第三段――案卷号为名命名各案卷文件夹。 同一案卷的电子文件放在该案卷文件夹里，并按照卷内目录中的序号来排序，采用三位数序号命名每个电子文件。 例：若将某工程电子文件根文件夹存放在计算机D盘根目录下，则档号为1000-8179-002的案卷的卷内电子文件所在的文件路径为 D:\110KV变电站工程\1000\8179\002\ 5.2若该单位工程（或合同工程）有属于多个项目代号或多个类目的竣工文件，要根据实际情况按照以上思路建立树状的文件夹体系，用于存放该工程所有的电子文件。 5.3电子文件移交之前，提倡各单位按照各自已经习惯的方式进行整理、存放。文件夹和文件的名称，也可根据识别的需要来命名。这样，可避免电子文件在形成、修改、重组这一阶段，出现混乱等问题。电子文件经过工作人员反复自检合格后，方可按照5.1和5.2所述的方式进行整理，最后进行移交。 5.4由于电子文件整理的工作量较大，尤其是对文件和文件夹进行更名的时候费时费力，推荐使用批量更名软件进行操作，以提高工作效率。批量更名软件可到档案室拷贝。 5.5工程照片单独建立文件夹存放，文件夹命名方式为“××工程＋照片”。照片按照其编号排序和命名，照片编号规则详见《非纸制载体档案管理办法》。 6 目录的制作 6.1电子目录和纸质目录的电子版是不同的，不能互相替代，均要制作。 6.2纸质目录的电子版，按照彭水水电站对于目录格式的相关规定，制作成WORD文件。移交时，所有的纸质目录电子版（档案移交目录和卷内目录），放在一个名为“纸质目录”的文件夹里，档案移交目录以“档案移交目录”命名，卷内目录以每卷档号命名，多个案卷的卷内目录不得制作在一个WORD文件里。 6.3电子目录在纸质目录电子版的基础上制作而成，是xls格式，其案卷目录和文件目录的格式见附件1、附件2。移交时，这两个目录放在一个名为“电子目录”的文件夹里。