活动执行范例手册(同样适用展会).docxVIP

公关活动策划与执行培训 说在前面的话 前期准备 团队组成和时间表 活动场地 核 心 内 容 车辆安排 来宾接待（记者） 现场布置  目的和程序 预 算 构 思 团队组成 项目推进表 工作说明书 选择要求 场地情况 停车场 接待用车 特殊嘉宾 后勤工作 媒体接待基础文 第1页共30页 公关活动策划与执行培训 公关活动策划与执行培训 说在前面的话 前期准备－目的 前期准备－确立目标的程序 前期准备－预算 前期准备－构思 第2页共30页 公关活动策划与执行培训 ?摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次， 并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充： –每个环节可能出现问题的地方 –每个环节所需用到的物料 –每个环节是否可以再优化 –每个环节是否给人惊喜 ?在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ ?在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？ 团队构成和时间表－团队 团队构成和时间表－项目推进表 ?项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多 1/3 ） –项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 –物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 –人员分工：列出每个子项目负责人 ? ?必须首先确定不可控因素： 障碍来自哪里？ –场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 –重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 –其他不可控因素 第3页共30页 公关活动策划与执行培训 ?预定的检查时间通报 : –向所有成员报告每日工作的完成情况 , 分享你的完成快乐 , 也分享别人的完成快乐 –使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么 ? –应付意外情况、赢得补救机会 项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标 团队构成和时间表－工作说明书 ?活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） ?活动物料汇总 ?部门工作（接待）流程和要求 ?活动现场具体分工（人员位置和要求） ?文案准备 –新闻稿 –主持人台本 –领导讲话稿 –重要领导的现场文件夹内容资料 ?通讯录 工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素 / 相互关系及检查点 场地选择－列出要求 ?需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 ?来宾人数：测算最小面积要求 ?活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ ?周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 第4页共30页 公关活动策划与执行培训 ?气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 ?费用限制：能够用于场地租赁的最高限额 场地选择－询问 ?是否有档期？ ?是否有足够的布展时间？ ?场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ ?场地清扫需要特别安排吗？ ?场地可容纳多少人？ ?使用该场地是否需要办理特别手续？ ?是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ ?场地能够提供什么设施？它们是否收费？ ?现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ ?场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ ?是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ ?场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？ ?场地是否有存放杂物或资料的地方？ 车辆安排－停车场 ?停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？ ?停车场的开放和关闭时间？ ?停车场需要什么凭证？ ?是否可以专辟停车场？ ?是否有 VIP 专用停车场？ 第5页共30页 公关活动策划与执行培训 ?是否有“停车已满”标志牌？ ?停车场是否有保安管理？ ?工作用车停在哪里？是否需付费？ 车辆安排－活动班车 ?来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？ ?以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数 ?班车品牌？新旧程度？ ?司机素质如何？会否迷路？联系方式？ ?班车途经路线是否有拥堵可能？ ?预留至少一辆机动车辆 车辆安排－特殊来宾接待 ?特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？ ?特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？ ?特殊来宾的行程安排（活动当天） ，征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？ ?由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？） 第6页共30页 公关活动策划与执行培训 ?特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒 来宾接待 ?当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始： –来宾是否拿到了正确的机票？ –来宾是否方便抵达机场？ –当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？ –来宾是否知道下飞机后应该如何做？ ?突发情况处理： –航班延误 –个别来宾迟到 来宾接待 ?当来宾走下飞机后： –确保第一时间知道接站人位置 –在班车等候时间不能超过 30 分钟 –在班车行程中为来宾播放轻松音乐 第7页共30页 公关