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行政办公室管理【流程设计】 办公文件管理流程图 部门名称 行政办公室 编号 XZ-LC-B1 流程名称 办公文件管理流程 任务概述 办公文件处理与管理工作 单位 总经理 行政人事主管 行政办公室 各部门 外单位 节点 A B 流程开始C 流程开始 D E 1 签发 签发 签字 签字 审核 审核 起草 起草制度文件 修改文件（格式、排版） 修改文件（格式、排版） 打印文件 打印文件 下发文件 下发文件 填写借阅登记表文件清退接收文件文件存档整理文件文件存档整理出文件清单 填写借阅登记表 文件清退 接收文件 文件存档 整理文件 文件存档 整理出文件清单 起草 起草对外文件 核对文件 核对文件 执行文件 执行文件 配合清理 配合清理 文件申请销毁阅读借阅签字借阅文件处理执行销毁流程结束 文件申请销毁 阅读借阅 签字 借阅文件 处理 执行销毁 流程结束 外来文件 外来文件 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 办公文件管理工作标准 流程名称 节点 流程程序、重点及标准 时限 相关资料 起草文件 C2 D2 C3 程序 需要时 《合同标准格式》 《文件格式》 办公室负责公司各类制度文件的起草 根据公司需要及文件性质，相应部门起草外部文件 对各部门发送至办公室的文件进行格式修改 重点 文件格式、版式符合公司规定要求 标准 编号、格式等内容符合标准 打印文件 D3 B3 A3 程序 需要时 办公文件管理制度 起草文件部门对办公室修改的文件进行审核校对，核对无误后办公室执行打印 制度文件由行政人事部主管审核，总经理签发，方可打印 重点 文件的格式、文字的措辞规范 标准 打印的所有文件 下发文件 C5 D5 程序 1个工作日内 《正式对外文件发文簿》 办公室对批准的文件在公司内部进行公开 各部门执行下发文件 重点 文件下发范围的确定 标准 下发文件，重要文件的确定记录 文件存档 C6 D7 C7 程序 1个工作日内 《文件目录清单》 办公室对制度文件和个部门对外起草打印文件进行登记，并填写相应的等级表 各部门对本部门文件进行整理，办公室对所有文件进行汇总 重点 确定文件整理范围 标准 文件存档记录清单 接收文件 E7 C8 D9 程序 1个工作日内 办公文件管理制度 办公室接收外单位发来的文件，根据文件性质分送至各部门 重点 外来文件的识别、标识 标准 各部门有收文文件记录 借阅文件 D10 C10 C12 程序 1个工作日内 《文件借阅登记表》 各部门需借阅文件，由办公室对文件进行登记，需借阅人签字登记 办公室对借出的文件进行清退 重点 表格登记，签字记录 标准 符合借阅要求 文件销毁 D13 A13 C15 程序 1个工作日内 《文件申请销毁单》 各部门申请文件销毁，由总经理签字批准 办公室整理出销毁文件后的清单，汇总登记 重点 确定文件销毁的必要性 标准 销毁记录 文件存档 C16 C6 程序 1个工作日内 办公文件管理制度 办公室负责将所有文件进行存档，包括外部收文、制度文件销毁整理之后的文件 重点 文件存档 标准 文件存档记录