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線上公文系統簡報 文書組檔案室 鄭惠珍 99年10月18日 簡報內容 2009電子公文線上簽核 服務專區 創文 來文簽辦 受會公文 實體附件 密件公文 併案 公文無法『送存查』情形 離職 實體附件的流程控管 創文步驟：一、確定新範本二、核章三、附件管理四、送會(會辦紀錄)五、陳核(送出)六、批示後的處理 實體附件：一、確定文別二、系統限制三、發文附件四、檢視附件圖示五、清單列印(登錄流程紀錄)六、批示後之處理 實體附件的流程控管：一、先檢視實體附件清單二、有實體者須有條碼三、收/送須登載紀錄四、可查詢經過及現在單位五、如有新增加會單位，必須填入實體附件清單中並調動傳送順序 來文簽辦步驟：一、待處理公文(簽收小技巧)二、決定辦理方式三、附件管理四、加會五、會畢陳核(送出) 受會公文簽辦步驟：一、待處理公文(受會辦理中)二、附件管理三、加會四、會辦陳核(或取消會辦) 密件處理：一、決定辦理方式二、核章及陳核(紙本流程)三、系統流程(承辦人-文書組組長)四、批示後的處理 併案：一、待處理公文有無因果關係二、欲併案公文之狀態三、核章四、附件管理五、送會(會辦紀錄)六、陳核(送出)七、批示後的處理 被退文之處理：一、被總發文員退文二、被檔案室退文三、被陳核層級退文(*) *如有送會單位，須重新選取(列印清單) 人員離職一、單位內(查詢、移文)二、承辦人(完成待補簽)三、檔案室 調案申請 一、查詢權限：個人、單位內、外單位二、申請方式：查詢→調案申請三、調案進度：e-mail通知四、調案檢視：調卷檢視 功能選項 公文傳閱 重新整理 公文資料夾 流程圖示意涵(一) 公文在二個單位(或人員)中—前者已送出，但後者尚未簽收(前者可做抽回)。 流程圖示意涵(二) 公文已被後者簽收了(前者無法做抽回)。 常見諮詢(一) 為何有送會，但公文流程未去(或實體附件清單未出現)？ 如何列印實體附件清單？ 等不到實體附件怎麼辦？ 為何明明選了函，但卻出現簽？ 來文如何做”簽辦單”？簽辦單的檔號？已做簽辦單，想改成發文(”以稿代簽”方式)要如何刪除簽辦單？ 來文做了簽辦單，要如何申請改分？ 會辦的文，如何退文給原承辦人？ 簽歸檔時是否要清稿？ 辦理來文的函轉時，如何將來文及附件上傳？為何看不到或無法開啟.tif？ 常見諮詢(二) 如何查詢自己承辦的公文？ 如何知道有待補簽公文？如何補簽？ 退文資料夾中有公文，該如何處理？ 如何知道實體附件在哪裡？ 簽若有實體附件時，在送歸檔時，是否一定要將實體附件一併歸檔？清單是否要歸檔？ 公文中有些人的核章(或加註意見)為何會看不到？核章的頁面已不夠怎麼辦？ 送會時，要變動預設值嗎？ 何謂公文的限辦日期？ 為何有時看不到 公文應有的選項？ 如何銷號？如何刪除簽稿？ 常見錯誤流程 送會直線層級長官。 送會一級單位又送會所屬二級單位(或同仁)。 送會單位順序錯誤。 發文決行卻送存查。簽呈決行又續辦。 抽回或被長官退文時，未重新送會。 發文、用印送會文書組。 貼心小提醒 簽收前的確認(主旨) 簽註意見的檢視(外部、內部) 各項資訊的檢視(附件管理、流程資訊、會辦紀錄) 公文送會時，不要同時選單位及該單位人員 公文送會時，不要隨意更動送會的預設選項 公文不會送會直線長官 公文追蹤(直線主管、被加會人) 公文調案(承辦人、單位內調案-單位登記桌) 實體附件不歸檔、指定發文日期的做法 公文傳閱(指定個人) 電子佈告欄的搜尋(?含已逾期/隱藏公告) 簡報結束 敬請指教！ 文書組聯絡資訊： 文書組組長陳組長 分機：62870 總收文員 楊小姐 分機：62873 總發文員 孫小姐 分機：62875 檔案室 鄭小姐 分機：62267